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Gastronomie Kassensoftware ist in den letzten Jahren bei vielen Gastronomen zu einem wichtigen Thema geworden. Denn nicht nur gesetzliche Rahmenbedingungen haben sich geändert – auch der Bedarf nach intelligenten Kassensystemen ist immer weiter gestiegen. 

In diesem Guide zum Thema Gastro Kassensoftware zeigen wir dir Schritt für Schritt, auf welche Fallstricke du beim Kauf einer neuen Kassensoftware unbedingt achten musst, wie ein smartes Kassensystem deine Geschäftsprozesse effizienter macht und wie eine Gastronomie Kassensoftware eigentlich funktioniert.

Natürlich gehen wir außerdem auf die Kosten und rechtlichen Rahmenbedingungen ein. Und wir haben schon jetzt gute Nachrichten: Es gibt günstige Kassensysteme für die Gastronomie.

Wenn du eine Gastronomie Kasse kaufen willst, bist du hier also an der richtigen Adresse. Also, lass uns direkt durchstarten.

Kassensystem Gastronomie: Welche Kassensysteme gibt es für die Gastronomie? 

Es gibt grundlegend sechs Arten von Kassensystemen:

  • Elektronische Registrierkasse
  • Offene Ladenkasse
  • PC-Kasse
  • POS-Kassensystem (Point-of-Sale)
  • Tablet-Kassensystem
  • Plattformunabhängiges Kassensystem (Cloud Kasse)

Wichtig ist jedoch, dass Kassensysteme in der Regel über einen gewissen Funktionsumfang verfügen, der bei einer offenen Ladenkasse nicht vorhanden ist. Durch die clevere Vernetzung des Kassensystems mit einer intelligenten Software, die mit gesicherten Servern kommuniziert grenzt sich die moderne Gastro-Kasse klar vom klobigen, alten Ding ab, dass nur unnötig viel Platz am Tresen einnimmt.

Es gibt sogar bereits Gastronomie Kassensoftware, die komplett über die Cloud und plattformunabhängig läuft. In diesem Fall benötigst du zum Betrieb deiner Kasse lediglich ein Tablet, Smartphone oder Laptop. Das sorgt natürlich für etliche interessante Möglichkeiten.

Mehr zum Thema mobiles Kassensystem erfährst du hier.

Bevor wir uns die Vorteile eines plattformunabhängigen Kassensystems näher anschauen, sollten wir aber einen Blick auf die verschiedenen Arten von Kassensystemen werfen.

Elektronische Registrierkasse

Was taugt eine einfache Gastro Registrierkasse? Naja, in puncto Innovation gewinnt die elektronische Registrierkasse im Jahr 2021 keinen Preis mehr. Warum? Nun, die elektronischen Registrierkassen gehören nicht mehr zum neuesten Standard und liefern kaum praktische Funktionen, mit denen du deine Geschäftsprozesse effizienter und moderner gestalten kannst. Ja: auch eine Gastro Kasse sollte heutzutage smart sein.

Die elektronische Kasse registriert zwar zuverlässig Zahlungsvorgänge und bietet eine eingebaute Kassenschublade sowie einen Bondrucker – aber das war es dann auch schon. Eine Kassensoftware ist nicht mit der elektronischen Registrierkasse verknüpft. Aus unserer Sicht ist dies ein großer Nachteil – denn so bleibt das essentielle Thema Digitalisierung auf der Strecke.

Der Bezahlprozess bei einer elektronischen Registrierkasse:

  • Erfassung der Bestellung via Bestellnummer oder Preis
  • Kasse ermittelt den Gesamtbetrag
  • Kassenschublade öffnet sich
  • Kundenzahlung
  • ggf. Ausgabe von Wechselgeld
  • Abschluss und Bonierung

Vielleicht ist es dir schon aufgefallen – bei diesem Prozess liegt ein relativ hohes Fehlerpotenzial vor. Und wirklich komfortabel ist er auch nicht. Zudem wurden in den letzten Jahren bei dieser Kassenart immer mehr Fälle von Steuerhinterziehung festgestellt. Daher schaut das Finanzamt gerade bei elektronische Registrierkassen ganz besonders genau hin. 

In Deutschland kommen hier die sogenannten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zur Geltung. 

Als Unternehmer musst du dich also ganz klar an die vom Bundesamt für Finanzen definierten Grundsätze halten. 

Ohne Software oder Online Zugang profitierst du also nicht von automatischen Updates oder Mitteilungen zu Gesetzesänderungen. Im Abschnitt „Gesetzliche Vorgaben für die Gastronomie Kassensoftware“ gehen wir näher auf die Anforderungen ein.

Offene Ladenkasse

Bei der offenen Ladenkasse handelt es sich um eine Schubladenkasse, die keinerlei technische Funktionen besitzt. Sie ist also keine digitale Gastro Kasse. Hier müssen alle Bareinnahmen per Hand dokumentiert und in einem Kassenbuch hinterlegt werden. Zudem müssen Kassenbelege manuell erstellt werden.

Die Nachteile einer offenen Ladenkasse liegen schon jetzt auf der Hand:

  • Enormer Arbeitsaufwand
  • Keine Digitalisierung möglich
  • Erhöhtes Fehlerrisiko

Zudem ist eine offene Ladenkasse in keinster Weise zukunftssicher. Denn die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) sieht ein generelles Upgrade auf elektronische Kassensysteme vor – spätestens bis 2022.

PC-Kasse

Um eine PC-Kasse zu betreiben, musst du eine Software auf einem geeigneten PC installieren. Hier hast du die Wahl zwischen sogenannter Open Source Software und kostenpflichtiger Kassensoftware.

Der Vorteil einer PC-Kasse ist, dass du dein gesamtes Menü relativ einfach elektronisch hinterlegen kannst. Das mühselige eintippen von einzelnen Preisen entfällt also. Bedenke aber, dass die Kassensoftware mit dem vorhandenen Betriebssystem des PCs kompatibel sein muss. Zudem bist du an deinen PC gebunden – das flexible Kassieren mit einem Tablet oder Smartphone entfällt also. In der Gastronomie ist dies sehr unpraktisch. Eine moderne Gastronomie Registrierkasse sollte dir die Möglichkeit geben, deine Gäste ortsunabhängig abzukassieren.  

POS-Kassensystem (Point-of-Sale)

POS-Kassensysteme zeichnen sich durch eine gewisse Flexibilität aus, die du bei PC-Kassen nicht hast. In der Gastronomie ist dies natürlich besonders wichtig. Mit einem Point-of-Sale Kassensystem kannst du also, wie der Name schon vermuten lässt, direkt am Ort des Geschehens abkassieren – also auch direkt am Tisch mit einem Smartphone.

Tablet-Kassensystem

Ein Tablet-Kassensystem ist eine Form des POS-Kassensystems. Hierbei liegt der Fokus auf der ortsunabhängigkeit. Dank der Flexibilität können deine Mitarbeiter die Gäste unkompliziert am entsprechenden Tisch abkassieren und auch problemlos Kartenzahlung entgegennehmen.

Plattformunabhängiges Kassensystem (Cloud)

Die Cloud sorgt dafür, dass du dich von einem beliebigen Gerät problemlos mit dem Kassensystem verbinden kannst. Für die initiale Verbindung benötigst du einen Internetzugang. Anschließend kannst du mit dem Cloud Kassensystem auch ganz einfach offline deine Umsätze erfassen und Analysen erstellen – eine Synchronisierung erfolgt dann, sobald du dich wieder mit dem Internet verbindest. Achtung: Dies hängt dennoch vom Kassenanbieter ab. Erkundige dich am besten direkt dort, denn es kann auch sein, dass du von Hand bonieren und die Transaktionen und Bestellungen dann nacherfassen musst.

Ein plattformunabhängiges Kassensystem bietet neben der Flexibilität etliche weitere Vorteile. Denn du profitierst nicht nur von verschiedenen cleveren Funktionen, sondern wirst auch automatisch über gesetzliche Änderungen informiert. Zudem aktualisiert sich das Kassensystem permanent im Hintergrund.

Du suchst noch günstige Kassen für die Gastronomie? Dann haben wir ein interessantes Angebot für dich.

Wenn du ein neues Komplettsystem für deinen Gastrobetrieb suchst, schau am besten mal hier vorbei und teste die innovative Gastronomie Kassensoftware von helloCash völlig kostenlos:

Funktionen Gastronomie Kassensystem Übersicht

Auf verschiedene Funktionen einer Gastro Registrierkasse musst du unbedingt achten. Denn je nach Gastrobetrieb gibt es diverse Anforderungen für ein Kassensystem in der Gastronomie.

Wer ein Gastronomie Kassensystem kaufen will, sollte sich unbedingt über die einzelnen Funktionen informieren. In der nachfolgenden Tabelle findest du die verschiedenen Funktionen der einzelnen Arten von Kassensystemen.

KassensystemMobilitätDigitale Datenspeicherung
Elektronische RegistrierkasseNeinJa
Offene LadenkasseNeinNein
PC-KasseNeinJa
POS-KassensystemJaJa
Tablet-KassensystemJaJa
Plattformunabhängiges Kassensystem (Cloud)JaJa

Gesetzliche Vorgaben für die Gastronomie Kassensoftware

Wer eine Gastronomie Kassensoftware einsetzt, muss bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen. In Deutschland gelten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). 

Demnach sollte dein Kassensystem manipulationssicher sein und folgende Anforderungen erfüllen:

  • Buchungsrelevante Daten, Aufzeichnungen und Vorgänge müssen nachprüfbar, leicht nachvollziehbar, vollständig, korrekt, zeitnah, geordnet und unveränderbar sein.
  • Daten müssen maschinell auswertbar und manipulationssicher sein und in einem Format geliefert werden, welches das Finanzamt problemlos auslesen kann.
  • Ausgaben sowie Einnahmen müssen jeweils einzeln aufgezeichnet werden und unterliegen der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
  • Geschäftsvorfälle müssen in zeitlicher Reihenfolge dokumentiert und in sachlicher Gliederung dargestellt werden.
  • Tabellendaten sowie Historien von Geschäftsvorfällen müssen gespeichert werden.
  • Elektronische Daten müssen grundlegend im Original aufbewahrt werden (also im elektronischen Ursprungsformat).

Gibt es eine Registrierkassenpflicht fürs Gastronomie Kassensystem?

In Deutschland gibt es keine Registrierkassenpflicht im eigentlichen Sinne, auch nicht für Gastronomie Kassensysteme. Dennoch müssen sich Nutzer elektronischer Aufzeichnungssysteme an gewisse, teils strenge Vorgaben halten.

Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen seit 2020 über eine zertifizierte, technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese dient dem Schutz vor Manipulationen. Auch die Belegausgabepflicht kam mit Einführung der KassenSichV. Unter bestimmten Bedingungen gelten aktuell noch Übergangsfristen. Mehr dazu findest du direkt beim Bundesministerium für Finanzen.

Ist also ein Kassensystem für die Gastronomie Pflicht?

Nein, nicht direkt. Nutzt du aber ein elektronisches Aufzeichnungssystem anstelle von zum Beispiel einer offenen Ladenkasse, gelten strengere Vorschriften.

Besprich dich diesbezüglich auch unbedingt nochmal mit deinem Steuerberater, da wir dir trotz bestem Wissen und Gewissen bei der Recherche keine Rechtsberatung bieten können. Jede Situation ist immer noch individuell, und auch Ausnahme- und Übergangsregelungen könnten ggf. geltend sein.

Was kostet ein Kassensystem für die Gastronomie? 

Die Kosten für eine Gastronomie Kassensoftware hängen stark vom Funktionsumfang ab. Zudem gibt es verschiedene Preismodelle, wie z. B. monatliche oder einmalige Zahlungen. Die Preisspanne für ein modernes Kassensystem erstreckt sich daher von 130 Euro bis zu 3.000 Euro.

Bevor wir uns die konkreten Kosten für ein Kassensystem in der Gastronomie anschauen, sollten wir einen Blick auf die verschiedenen Anwendungsfälle werfen. Denn diese bestimmen den Preis. Folgende Fragen solltest du dir beantworten:

  • Welche Art von Kassensystem möchte ich einsetzen?
  • Welche Gesetze treffen auf mich und meine Situation zu?
  • Benötige ich Zusatzfunktionen? (z. B. Anfertigung von Analysen, Marketing, …)
  • Möchte ich ortsunabhängig und flexibel abkassieren?
  • Sollen bereits vorhandene Geräte als Kassensystem genutzt werden? (z. B. Tablet oder Smartphone)
  • Kommt ein Cloud-basiertes System in Frage?

Nachdem du dir diese grundlegenden Fragestellungen beantwortet hast, kannst du einen Blick auf die nachfolgende Tabelle werfen, um dir einen Überblick zu verschaffen.

KassensystemDurchschnittlicher Preis
PC-Kasse mit Touchscreen und Festplatte850 – 1600 Euro
Elektronische Registrierkasse (Basismodell)150 – 500 Euro
Plattformunabhängiges Cloud Kassensystemggf. ca. 130 Euro Einrichtungskosten zzgl. monatliche Gebühr (bei helloCash gibt es vier Preismodelle: gratis bis 14,90 Euro pro Monat)

Auch jährliche Servicegebühren können noch anfallen, oder Kosten für die TSE. Wie du siehst, gibt es etliche Preismodelle. Welches am besten zu deinem Betrieb passt, stellst du mit den oben genannten Fragen fest.  Stimmte dich aber idealerweise auch noch mit deinem Steuerberater ab. 

Unser Tipp: Plane für die Zukunft. Nichts ist aufwändiger, als ein Kassensystem alle 2 Jahre aufgrund von Änderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen auszutauschen. Mit einer Gastronomie Kassensoftware, die Daten mittels Cloud verwaltet, bist du zukünftig ideal aufgestellt.

Gibt es günstige Kassensoftware für die Gastronomie? 

Ja. Günstige Gastrokassen sind keine Seltenheit. Dank Cloud Kassensystemen können Unternehmer sich Schritt für Schritt an die ideale Lösung herantasten. Bei vielen Anbietern ist es sogar möglich, komplett kostenlos zu starten. So haben Gastronomen risikofrei die Möglichkeit, ganz in Ruhe alle Funktionen zu testen, bevor sie die monatliche Lizenz erwerben.

Wenn du dich detaillierter mit der Cloud Kasse für die Gastronomie beschäftigen möchtest, kannst du das helloCash Kassensystem für den Gastrobereich unverbindlich und kostenlos kennenlernen:

Wann benötige ich ein Kassensystem für die Gastronomie? 

Ob kleine Gaststätte oder großes Restaurant – ein Kassensystem für die Gastronomie ist in jedem Fall notwendig. Die Regularien hinsichtlich Gastronomie Kassensoftware ändern sich regelmäßig. Unternehmer sollten daher langfristig planen und ausschließlich auf Kassensysteme setzen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Zudem sorgen sie für einiges an Arbeitserleichterungen.

Im Abschnitt „Was muss eine Gastro Registrierkasse können“ findest du weitere Informationen zum Funktionsumfang eines modernen Kassensystems.

Was muss eine Gastro Registrierkasse können? 

Aber was muss eine Gastronomie Kassensoftware heute können? Aus unserer Sicht gibt es 5 Bereiche, in denen eine moderne Gastronomie Software dich auf jeden Fall unterstützen muss.

Neues Kassensystem Gastronomie: 5 Faktoren, auf die du achten musst

  • Steigerung der Effizienz: Mit einer modernen Gastronomie Kassensoftware kannst du nicht nur den Zahlungsprozess abwickeln, sondern generell Geschäftsprozesse optimieren.
  • Zeiteinsparung: Je intuitiver die Oberfläche deiner Kassensoftware, desto schneller geht der Bezahlvorgang von der Hand. Lege also auf jeden Fall Wert auf eine einfache Registrierkasse für Gastronomie Angelegenheiten. Das beeindruckt nicht nur deine Gäste, sondern sorgt auch für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit.
  • Erfüllt Anforderungen von Behörden: Die gesetzlichen Vorgaben ändern sich stetig. Dementsprechend ist es wichtig, dass deine Kassensoftware immer auf dem neuesten Stand ist und die Anforderungen von Behörden erfüllt.
  • Automatische Updates: Je weniger du dich mit Systemfehlern auseinandersetzen musst, desto besser. Daher sind automatische Updates essentiell, um die langfristige Funktion des Kassensystems zu gewährleisten. Außerdem dienen sie auch der Sicherheit deiner Daten, da alles stets aktuell gehalten ist und den neuesten Anforderungen entspricht.
  • Digitale Tools: Innovative Kassensysteme erleichtern dir im Idealfall nicht nur den Bezahlprozess, sondern versorgen dein Team und dich auch mit weiteren digitalen Tools. So bieten viele Kassensystem z. B. folgende Funktionen: Erstellung von Analysen, Gutscheinverwaltung, Mitarbeiter Management und digitale Tischpläne.

Du siehst: moderne Kassensysteme können dafür sorgen, dass dein Arbeitsalltag um einiges effizienter abläuft. Möchtest du mehr über Kassensysteme in der Gastro erfahren? Dann schau dir am besten mal folgende Beiträge dazu an:

Welche Funktionen benötigt eine Gastronomie Kassensoftware? 

Es gibt Funktionen, die Gastronomie Kassensoftware heutzutage in jedem Fall beinhalten sollte. So sollte innovative Kassensoftware die Möglichkeit bieten, Rechnungen und interaktive Statistiken zu erstellen sowie Tages- und Monatsabschlüsse zu generieren. 

Aber nach oben gibt es natürlich keine Grenzen. Grundlegend gilt: je höher der Funktionsumfang, desto interessanter und effizienter das Kassensystem.

Du hast keine Ahnung, welche Funktionen dich bei deinem Gastrobetrieb wirklich weiterbringen können? Keine Sorge. Nachfolgend liefern wir dir ein paar Inspirationen.

Frau benutzt Gastronomie Kassensoftware

Funktionen Gastronomie Kassensystem: 5 Funktionen, die du unbedingt auf dem Schirm haben solltest

  1. Maximale Datensicherheit
  2. Intuitive Benutzeroberfläche
  3. Mitarbeiterverwaltung
  4. Einfacher Datenexport
  5. Kartenzahlung

Moderne Kassensysteme werden regelmäßig mit Updates versorgt. So kann eine maximale Datensicherheit garantiert werden. Zudem solltest du großen Wert auf Einfachheit legen – denn die Rechnungserstellung soll schließlich nicht ewig dauern, richtig? Eine intuitive Benutzeroberfläche ist daher Pflicht. Dazu gehören natürlich auch digitale Tischpläne, die dir einen optimalen Überblick über die aktuelle Situation in deinem Lokal bieten.

Wenn du ein größeres Team hast, könnte eine Mitarbeiterverwaltung zudem einen praktischen Mehrwert liefern. So kannst du dein Team z. B. clever zu verschiedenen Tischen zuweisen. 

Um eine optimale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zu ermöglichen, ist ein einfacher und vor allem strukturierter Datenexport wichtig. Moderne Kassensysteme bieten diese Funktion. Du hast oft sogar die Möglichkeit, optisch ansprechende Analysen zu erstellen, um Ausgaben und Einnahmen zu visualisieren. 

Abschließend ist es wichtig, immer wieder einen Reality Check durchzuführen. Welche Trends setzen sich durch? Wie möchten Gäste in Zukunft bezahlen? Mit einem modernen Gastro Kassensystem kannst du problemlos auch Kartenzahlungen und andere bargeldlose Bezahlmethoden in der Gastronomie akzeptieren. So bietest du deiner Kundschaft nicht nur einen riesigen Mehrwert. Du setzt dich auch clever gegen die Konkurrenz durch. Denn Kartenzahlung wird in Deutschland immer beliebter.

Übrigens: Mittlerweile gibt es großartige Kassensoftware für die Gastronomie unter Windows. Wenn du lediglich einen Windows PC zur Verfügung hast, ist das also auch kein Problem.

Soll ich ein Gastro Kassensystem kaufen oder mieten? 

Es gibt verschiedene Arten der Finanzierung einer Gastronomie Kassensoftware. Der Trend geht jedoch weg vom einmaligen Investment hin zum flexiblen Abo-Modell. Das liegt vor allem an der Möglichkeit, plattformunabhängige Cloud Kassensysteme einzusetzen.

Um zukunftssicher aufgestellt zu sein, solltest du dir primär eher cloudbasierte Kassensoftware anschauen. Zudem kannst du oft je nach benötigten Funktionen ganz einfach ein Up- oder Downgrade der gerade genutzten Software durchführen.

Fazit: Gastronomie Kassensoftware muss nicht teuer sein

In diesem Ratgeber haben wir dir gezeigt, welche Faktoren du beim Kauf eines neuen Kassensystems unbedingt beachten musst. Du weißt jetzt, dass es gewisse gesetzliche Vorgaben gibt, an denen du dein zukünftiges Kassensystem ausrichten solltest. Zudem weißt du jetzt, welche Preismodelle es bei Gastronomie Kassensoftware gibt. 

Wenn du tiefer ins Thema einsteigen willst, schau dir am besten unsere weiterführenden Fachartikel an:

Zudem haben wir für dich ein umfangreiches Whitepaper erstellt, mit Tipps und Tricks rund um Gastronomie Kassensysteme. Erfahre unter anderem näheres zu den Themen Funktionen und Hardware, oder worauf du beim Support achten solltest. Zum Download ganz einfach hier entlang: helloGast Gastronomie Kassensystem Guide

Fest steht: Eine neue Gastronomie Kassensoftware kann dir dabei helfen, deine Geschäftsprozesse nachhaltig zu optimieren. 

Du suchst ein neues Kassensystem für die Gastronomie? In diesem Fall haben wir gute Nachrichten. Schau dir doch direkt mal unseren Gratis Zugang zu helloGast, dem Gastronomie Kassensystem von helloCash, an. Hier kannst du ganz einfach risikofrei testen, ob ein plattformunabhängiges Gastronomie Kassensystem zu dir passt:

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