Die Chancen stehen gut, dass dir gerade viele Fragen im Kopf herumschwirren. Wie läuft die Betriebsprüfung in der Gastronomie eigentlich genau ab? Was muss ich bei einer Betriebsprüfung beachten? Und wie hoch ist bei einer Betriebsprüfung die durchschnittliche Nachzahlung?
In diesem Beitrag schaffen wir gemeinsam Klarheit.
Lass uns also am besten direkt durchstarten.
Inhaltsverzeichnis
- Betriebsprüfung in der Gastronomie: Was genau ist das?
- Wie häufig passiert eine Betriebsprüfung?
- Wird eine Betriebsprüfung angekündigt?
- Experten-Tipps zur Betriebsprüfung in der Gastronomie
- Betriebsprüfung: Nachzahlung als Strafe?
- Smarte Checkliste für deine Vorbereitung
- Fazit
Betriebsprüfung in der Gastronomie: Was genau ist das?
Auch Gastronomen müssen sich auf unangekündigte Betriebsprüfungen von den Finanzbehörden einstellen. Warum? Nun, mit den Prüfungen soll in erster Linie sichergestellt werden, dass du alle steuerlichen Vorgaben einhältst.
Ziel ist es also, Unregelmäßigkeiten aufzudecken und Steuerhinterziehung zu verhindern.
Bei einer Betriebsprüfung in der Gastronomie musst du sämtliche Aufzeichnungen und Belege deines Gastro-Betriebs zur Prüfung bereitstellen. Außerdem werden in diesem Prozess Hygienevorschriften und Arbeitssicherheit unter die Lupe genommen.
Aber wie stehen die Chancen, dass bei dir im Laden eine Betriebsprüfung durchgeführt wird?
Wie häufig passiert eine Betriebsprüfung?
Für Gastronomen sind Betriebsprüfungen keine Seltenheit. Ganz im Gegenteil: Du musst sogar häufiger mit spontanen Prüfungen rechnen als andere Unternehmer.
Warum? Naja, Steuerberater und Rechtsexperte Dr. Ingo Heuel weist in diesem Zusammenhang auf die Gastronomie als Risikobranche hin. Denn bei mehr als 50 % der Betriebsprüfungen in der Gastronomie kommen Anhaltspunkte zum Vorschein, die auf eine Steuerverkürzung hindeuten.
Aus diesem Grund stufen Finanzbehörden die Gastronomie als Risikobranche ein und führen daher regelmäßige Prüfungen durch.
Du solltest also alle 3-5 Jahre mit einer Betriebsprüfung rechnen.
Wichtig: Das Kassenbuch steht bei Betriebsprüfungen im Fokus. Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist dementsprechend das A und O. Investiere also am besten in ein professionelles, digitales Kassensystem – so stellst du sicher, dass du dem Prüfer alle geforderten Dokumente leicht nachprüfbar zur Verfügung stellen kannst.
Wird eine Betriebsprüfung angekündigt?
Grundlegend kündigen Finanzbehörden Betriebsprüfungen 2 bis 4 Wochen vor der Durchführung in Form einer Kontrollmitteilung an.
Falls du in der Vergangenheit durch Verstöße oder Unklarheiten aufgefallen bist, kann es jedoch auch zu unangekündigten Betriebsprüfungen kommen.
Wichtig ist, dass du bei deiner Kassenführung einen soliden Prozess etablierst, um im Rahmen einer Prüfung alle Anforderungen unkompliziert und schnell zu erfüllen.
Tipp: Mit einem digitalen Kassensystem sorgst du für eine übersichtliche, einfache Buchführung und schaffst strukturierte Prozesse innerhalb deines Gastronomie Betriebs.
Im nächsten Abschnitt schauen wir uns auf Basis von Experten Know-how an, welche Bereiche bei einer Betriebsprüfung eigentlich überprüft werden.
Experten verraten, was bei einer Betriebsprüfung geprüft wird
Die Steuer-Experten Dirk Beyer und Dr. Ingo Heuel verraten, welche Prüfungsschwerpunkte du in der Gastronomie unbedingt auf dem Schirm haben solltest. Lass uns ins Detail gehen:
- Ordnungsgemäße Buchführung: Bei einer Betriebsprüfung in der Gastronomie schaut sich der Prüfer in der Regel zunächst deine Buchführung an. Hierbei liegt der Fokus auf der Ordnungsmäßigkeit. Beispielsweise spielen hier Aufbewahrungspflichten sowie die Vollständigkeit von Rechnungen eine essenzielle Rolle. Wenn durch die vorhandene Buchhaltung keine Besteuerung zugrunde gelegt werden kann, kommt es zu einer Steuerschätzung – diese ist nicht selten existenzbedrohend. Aus diesem Grund solltest du all deine Belege unbedingt mit einer digitalen Kasse in elektronischer, leicht nachprüfbarer Form ablegen.
- Kassenprüfung: Wenn du eine elektronische Kasse nutzt, musst du dich natürlich an die geltenden Gesetze, Verordnungen und Vorschriften halten. Dein Kassenbuch wird hierbei besonders genau unter die Lupe genommen. Dazu zählen unter anderem die korrekte Einzelaufzeichnung von Bareinnahmen und die ordnungsgemäße Sicherung der Daten. Wirf außerdem unbedingt einen Blick auf die Technische Sicherheitseinrichtung ab 2023 und bring dich regelmäßig auf den neuesten Stand.
- Elektronische Bereitstellung: Als Gastronom bist du dazu verpflichtet, alle geforderten Daten in elektronischer Form bereitzustellen. Für den Betriebsprüfer ist der Grundsatz der „leichten Nachprüfbarkeit“ besonders wichtig – denn er nutzt eine spezielle Software (IDEA = Interactive Data Extraction and Analysis), um in deiner Buchhaltung Unregelmäßigkeiten aufzuspüren. Du möchtest vor der Betriebsprüfung eigenständig eine Prüfung mit der IDEA Software durchführen? Das ist durchaus möglich. Denn die Software ist auf dem freien Markt verfügbar. Jedoch solltest du in jedem Fall ein digitales Kassensystem verwenden, damit all deine Daten elektronisch und strukturiert geprüft werden können.
Du kennst jetzt die Experten-Meinung zum Thema Betriebsprüfung – lass uns jetzt noch tiefer einsteigen und das Thema Nachzahlung in den Fokus nehmen.
Betriebsprüfung: Nachzahlung als Strafe?
Leider können Betriebsprüfungen für Gastronomen schnell zu einem finanziellen Risiko werden. Denn wenn es bei der Prüfung zu Beanstandungen kommt, wird das schnell teuer.
In diesem Fall drohen Nachzahlungen und gegebenenfalls sogar hohe Strafen. Besonders problematisch wird es, wenn die Finanzbehörde deine Buchhaltung nicht anerkennt und in diesem Zuge eine Schätzung vornimmt.
Die Finanzbehörde hat laut § 162 Abs. 1 AO eine Schätzungsbefugnis. Wenn es an Angaben mangelt, kann sie also Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen durchführen. Kommt es zu einer Schätzung, kann das schnell in einem finanziellen Fiasko enden.
Denn die zu zahlende Steuer wird hier auf Basis einer Schätzung festgelegt – diese fällt oft weitaus höher aus, als die tatsächlich zu zahlende Steuer.
Aber keine Sorge – natürlich gibt es Mittel und Wege, eine Betriebsprüfung in der Gastronomie problemlos abzuwickeln. Mit einem professionellen Kassensystem sorgst du für eine ordnungsgemäße Buchführung und vermeidest hohe Steuernachzahlungen.
Im Idealfall schaffst du strukturierte Prozesse, um bestmöglich auf eine Betriebsprüfung vorbereitet zu sein.
Checkliste: So bereitest du dich auf eine Betriebsprüfung vor
Eine Betriebsprüfung kann ziemlich zeitaufwendig sein. Denn Finanzbehörden schauen in diesem Bereich besonders genau hin und nehmen sich dementsprechend alle Zeit der Welt.
Kannst du dich auf diese Art von Durchleuchtung vorbereiten? Auf jeden Fall!
Sorg unbedingt für eine umfassende Dokumentation aller Geschäftsvorgänge und eine ordnungsgemäße Buchführung – und zwar elektronisch.
Wir haben dir eine Checkliste mit wichtigen Punkten zusammengestellt, die dir bei der Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung helfen:
- Dokumentationspflichten: Bewahrst du alle Belege und Dokumente ordnungsgemäß auf? Kannst du alle relevanten Dokumente in elektronischer Form zur Verfügung stellen? Sind deine Belege und Dokumente leicht nachprüfbar?
- Ordnungsgemäße Buchführung: Handelst du im Sinne der GoBD? Ist deine Buchführung ordnungsgemäß und nachvollziehbar aufgebaut?
- Kassenbuchführung: Prüfst du die Richtigkeit deiner Kassenbuchführung regelmäßig?
- Personalverwaltung: Wurden alle relevanten Unterlagen zu deinem Personal ordentlich und vollständig abgelegt?
Um alle Punkte auf dieser Checkliste problemlos und zeitsparend abzuhaken, solltest du in jedem Fall auf ein digitales Kassensystem setzen.
Ideal vorbereitet dank digitaler Gastro Kasse
Wir haben eine gute Nachricht für dich. Du kannst die Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung effizient und einfach gestalten. Denn es gibt clevere technische Hilfsmittel, dank denen du bei einer Betriebsprüfung weniger Stress hast.
Moderne Kassensoftware bietet dir zahlreiche Funktionen, mit denen du all deine Geschäftsprozesse optimieren und dokumentieren kannst:
- Automatisierte Einzelaufzeichnungen aller Kassenvorgänge
- Integriertes Kassenbuch
- Manipulationssicherheit dank TSE (Technischer Sicherheitseinrichtung)
- Strukturiertes Datenmanagement zur Einhaltung der GoBD
- Sichere Archivierung aller Daten
- Übersichtliche Berichte und Auswertungen
Das ist natürlich nur ein Ausschnitt der zahlreichen genialen Features unseres helloGast Kassensystems.
Fazit: Betriebsprüfungen in der Gastronomie können ein finanzielles Fiasko zur Folge haben
Wir haben uns in diesem Artikel angeschaut, warum du dich im Detail auf eine Betriebsprüfung vorbereiten solltest und welche Prüfungsschwerpunkte du unbedingt kennen solltest.
Außerdem haben wir uns Tipps von Steuer-Experten angeschaut und herausgefunden, dass vor allem die ordnungsgemäße Buchführung eine essenzielle Rolle bei der Betriebsprüfung in der Gastronomie spielt.
Als Gastronom musst du alle 3 bis 5 Jahre mit einer detaillierten Betriebsprüfung rechnen. Daher solltest du dich bestmöglich vorbereiten, um Steuerschätzungen zu vermeiden. Mit einem digitalen Kassensystem sparst du dir nicht nur wertvolle Zeit, sondern lieferst den Prüfern vom Finanzamt auch strukturierte Daten zu deinem Gastro Betrieb.
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.
