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Du fragst dich, wie eine Technische Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) funktioniert und ob du sie in deinem Gastrobetrieb einsetzen musst? Dann bist du hier goldrichtig. 

Denn wir zeigen dir unter anderem, wie eine Technische Sicherheitseinrichtung dein Unternehmen noch sicherer macht und welche Daten unbedingt auf den TSE Bon gehören. Lass uns direkt loslegen.

Was ist die TSE?

Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) dient der Erfassung von Transaktionen. Eine Transaktion kann beispielsweise der Verkauf von Speisen und Getränken sein. Eingeführt wurde die TSE ursprünglich, damit Finanzbehörden die Geschäftsdaten einfacher überprüfen können. 

Wie die TSE Bedeutung „Technische Sicherheitseinrichtung“ schon vermuten lässt, sorgt der digitale Prozess für eine neue Sicherheitsebene – und zwar dank Signaturfunktion. 

Du fragst dich jetzt, wie genau die TSE für Kassensysteme funktioniert? Im nächsten Abschnitt gehen wir genauer auf die Funktionsweise der Technischen Sicherheitseinrichtung für Kassensysteme in der Gastronomie ein.

Wie funktioniert eine TSE Kasse?

Die Technische Sicherheitseinrichtung erzeugt spezifische Daten, die von Finanzbehörden besonders leicht auswertbar sind. Dank dieser Daten kann der Fiskus nachprüfen, ob Gastronomen das Kassensystem ordnungsgemäß nutzen. Bei der TSE wird zur Sicherung der Daten ein integriertes elektronisches Aufzeichnungssystem eingesetzt.

Beim Aufzeichnungsprozess wird eine digitale Signatur erstellt, die wiederum auf den zugehörigen TSE Bon gedruckt wird. So kann jede Transaktion problemlos dem jeweiligen Geschäftsprozess zugeordnet werden. 

Zudem wird im Hintergrund ein digitales Journal geführt, welches per Knopfdruck exportiert werden kann. So ist das Finanzamt in der Lage alle mit der Technischen Sicherheitseinrichtung gespeicherten Daten mit einer Prüfsoftware einzulesen. Eine Manipulation von Kassen ist daher so gut wie unmöglich.

TSE Kasse Gastronomie: Welche Arten gibt es?

Grundlegend gibt es zwei Arten von TSE Kassen für die Gastronomie:

  1. Cloud TSE: Eine digitale TSE, die via Internet mit der Cloud gekoppelt. Daten werden somit online gespeichert und verwaltet.
  2. Hardware TSE: Wird stationär mit dem Kassensystem verbunden. Häufig als USB Technische Sicherheitseinrichtung bekannt. Aber auch die SD Karten TSE ist eine sehr beliebte Option.

Im Abschnitt „Was kann eine Cloud TSE?“ zeigen wir dir unter anderem, wie ein cloudbasiertes Kassensystem dir dabei hilft, die Geschäftsprozesse in deinem Gastrobetrieb zu optimieren.

Technische Sicherheitseinrichtung Kasse: So funktioniert die TSE

Nachfolgend erklären wir dir Schritt für Schritt, wie eine Technische Sicherheitseinrichtung in deinem Gastrobetrieb funktioniert. Wir haben den Prozess in 10 Schritte aufgeteilt, damit du dir ganz genau vorstellen kannst, wie der TSE-Bezahlprozess in der Gastro abläuft.

Die Ausgangssituation: Der Gast ist zufrieden mit seinem Essen, möchte zahlen und fragt nach der Rechnung. Folgendermaßen läuft der Bezahlprozess mit TSE ab:

  1. Erzeugung von TSE Bon
  2. Startsignal von Kasse an TSE
  3. TSE generiert und speichert die Startsignatur
  4. Technische Sicherheitseinrichtung sendet Signatur an Kasse
  5. Kassiervorgang wird beendet
  6. Endsignal von Kasse wird an TSE gesendet
  7. TSE generiert und speichert Signatur Summe
  8. Sicherheitseinrichtung sendet Signatur-Summe an Kasse
  9. Kasse speichert Signatur-Summe auf dem Beleg
  10. TSE Bon wird an Gast ausgehändigt

Wie du siehst geschieht der Großteil des Prozesses innerhalb von Sekunden. Es geht hierbei also vorrangig um die ordnungsgemäße Dokumentation des Geschäftsprozesses. 

Aber was genau ist die Technische Sicherheitseinrichtung für Kassen in der Gastronomie? Mit dieser Frage beschäftigen wir uns im nächsten Abschnitt.

Was ist die TSE für Kassen in der Gastronomie?

In der Gastronomie dient die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) als technische Schutzmaßnahme vor Manipulationen an digital aufgezeichneten Geschäftsprozessen. Eine TSE in der Gastronomie soll verhindern, dass Aufzeichnungen im Kassensystem nachträglich geändert oder gelöscht werden.

Eine Kasse mit TSE für die Gastronomie ist also in erster Linie ein Schutzmechanismus für Finanzbehörden. Die Einführung dieses Schutzmechanismus ist nicht unbegründet. Denn in Deutschland wurden durch Manipulationen in den letzten Jahren Summen in Milliardenhöhe hinterzogen.

Auf der Website des Bundesfinanzministeriums heißt es zum Beispiel:

„Die Belegausgabepflicht dient der verstärkten Transparenz im Kampf gegen Steuerbetrug, da auf den Beleg zukünftig zusätzliche Daten aufgedruckt werden müssen. Anhand des ausgegebenen Belegs ist im Rahmen einer Kassen-Nachschau oder einer steuerlichen Außenprüfung u. a. leichter nachprüfbar, ob der Geschäftsvorfall einzeln festgehalten, aufgezeichnet und aufbewahrt wurde.“

Auch in der Gastronomie ist eine TSE daher notwendig, um das Finanzamt ordnungsgemäß mit den geforderten Informationen versorgen zu können.

Du arbeitest in der Gastronomie? Dann solltest du auf jeden Fall in eine innovative Gastrokasse mit TSE investieren. Das muss nicht mal teuer sein. Schau dir doch direkt mal die moderne Gastrokasse von helloCash an:

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Aber ist eine TSE Kasse in der Gastronomie Pflicht? Das schauen wir uns im nächsten Abschnitt mal genauer an.

Wer benötigt eine TSE Kasse?

Grundlegend besteht für alle Gastronomen eines elektronischen Kassensystems eine TSE Pflicht. Es muss also sichergestellt werden, dass die Kasse den Bestimmungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) entspricht.

Am 22.12.2016 wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (auch „Kassengesetz“) eingeführt. Hier wird festgehalten, dass zum 01. Januar 2020 eine Belegausgabepflicht gilt. 

Laut Bundesministerium der Finanzen muss der Beleg elektronisch oder in Papierform ausgestellt werden. Zudem muss die Erstellung des Belegs in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang erfolgen.

Wichtig: Die Frist zum Einsatz einer TSE wurde zu Beginn auf den 01.01.2020 festgelegt – also mit dem Inkrafttreten der KassenSichV. Darauf folgte jedoch prompt eine Fristverlängerung bis 30.09.2020. Denn es gab auf dem Markt kaum vom BSI zertifizierte TSE auf dem Markt. Diese Frist wurde in einigen Bundesländern dann erneut aufgrund desselben Problems verlängert – und zwar auf den 31.03.2021.

Wann brauche ich eine TSE? Diese Übergangsfrist gilt für 2022:

In der Kassensicherungsverordnung wurde eine Ausnahme für nicht umrüstbare Registrierkassen bis 31.12.2022 eingeräumt. Kassen, die zwischen dem 25.11.2010 und 31.12.2019 gekauft wurden, den GoBD entsprechen, aber nicht mit einer TSE ausgestattet werden können sind von dieser Frist betroffen. 

Als Gastronom hast du bis zu diesem Datum Zeit, dir ein neues Kassensystem mit TSE anzuschaffen. 

Ab 2023 sind dann alle elektronischen Registrierkassen ohne TSE verboten.

Wer eine Registrierkasse mit TSE kaufen will, sollte sich im Vorfeld besonders gut informieren. Denn nur so kann sichergestellt werden, dass die Investition in ein innovatives Kassensystem auch sinnvoll ist. Im nächsten Abschnitt schauen wir uns an, ob eine offene Ladenkasse weiterhin erlaubt ist und wer von der TSE Pflicht befreit ist.

Ist eine offene Ladenkasse noch erlaubt?

Ja. Gastronomen in Deutschland sind nicht dazu verpflichtet, eine elektronische Registrierkasse zu verwenden. Wer sich für eine offene Ladenkasse entscheidet, muss jedoch verschiedenen Pflichten nachkommen, die teils sehr aufwändig sind.

Wenn du als Gastronom auch im Jahr 2022 noch eine offene Ladenkasse verwenden willst, musst du der Aufzeichnungspflicht nachkommen. Warum? Nun, aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle sind seit Dezember 2016 ständig zu erfassen. Dies wurde gesetzlich so festgelegt. 

Grundlegend bist du also dazu verpflichtet, alle Einnahmen und Ausgaben sorgfältig aufzuzeichnen. Das ist nicht nur enorm mühsam, sondern birgt auch eine hohe Fehleranfälligkeit. 

Denn deine Aufzeichnungen müssen beispielsweise den Vorgangsinhalt sowie den Namen des Geschäftspartners enthalten. Die Bareinnahmen und -ausgaben müssen zudem durch Aufzeichnungen nachgewiesen werden können. Zusätzlich sollte ein unterschriebenes, tägliches Zählprotokoll erstellt werden. Kassenberichte müssen dann fortlaufend nummeriert sowie chronologisch aufbewahrt werden.

Du siehst: Für die Gastronomie macht eine offene Ladenkasse wenig Sinn. Ein Einsatz der TSE für die offene Ladenkasse ist zudem nicht möglich, da die technische Infrastruktur fehlt. Aber gibt es Ausnahmen beim Einsatz der Technischen Sicherheitseinrichtung?

Wer benötigt keine TSE?

Nutzt du eine offene Ladenkasse, musst du wie im vorigen Abschnitt andere Pflichten zur Aufzeichnung deiner Geschäftsprozesse wahrnehmen. Wenn du aber EDV-gestützte Registrierkassen mit eigener Software und eigenem Betriebssystem, PC-Kassensysteme oder App- bzw. Cloud-Kassensysteme nutzt, ist eine TSE Pflicht. Beachte hier jedoch die „Schonfrist“ für das Jahr 2022, für nicht umrüstbare Kassen.

Gesetzestext TSE

Was passiert ohne TSE?

Aktuell gilt eine Übergangsfrist für 2022. Ab dem 01.01.2023 müssen Gastronomen jedoch in jedem Fall ein entsprechendes Kassensystem mit TSE einsetzen. Ohne Technische Sicherheitseinrichtung ist das Finanzamt nicht in der Lage, die Kassenführung des Gastrobetriebs ordnungsgemäß einstufen. Ohne TSE kann es daher zu Schätzungen von Umsatz und Gewinn kommen. Durch diese Schätzungen kommt es häufig zu Steuernachzahlungen.

Übrigens: Seit Januar 2020 ist es für Händler verboten, elektronische Aufzeichnungssysteme gewerblich anzubieten, wenn diese nicht mit einer TSE aufgerüstet werden können.

Was speichert die TSE?

Die Technische Sicherheitseinrichtung speichert permanent und unveränderbar einen spezifischen Kassenvorgang. Zusätzlich verfügt die TSE über eine sogenannte RTC (Echtzeituhr, RealTimeClock). Diese läuft auch ohne PC weiter.

Die Technische Sicherheitseinrichtung in der Gastronomie besteht aus 3 Bestandteilen.

SicherheitsmodulSpeichermediumEinheitliche digitale Schnittstelle
Das Sicherheitsmodul der TSE dient zur Sicherstellung von ordnungsgemäßen Eingaben. Hierdurch werden alle Geschäftsprozesse korrekt protokolliert. Eine nachträgliche Änderung ist nicht mehr möglich. Alle Einzelaufzeichnungen werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist auf einem Speichermedium oder in der Cloud gespeichert.Über eine einheitliche Schnittstelle werden die erfassten Daten an das Finanzamt kommuniziert. Für die Zertifizierung von TSE-Lösungen ist das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) verantwortlich.

Was muss auf den TSE Kassenbon?

Es gibt TSE Angaben auf dem Bon, die nicht fehlen dürfen. Dazu gehören unter anderem Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Art und Menge des Produkts und der Gesamtbetrag inklusive Steuersatz.

Um dir einen detaillierten Überblick zu den TSE Kassenbon Pflichtangaben zu geben, haben wir ein paar Beispieldaten erstellt. So kannst du die TSE Bonpflicht besser verstehen.

TSE Bon: Beispiel TSE Daten auf Bon

AngabenBeispiel
Datum und Uhrzeit der Belegausstellung18.01.2022
Art und Menge des Produkts bzw. der Leistung3x Wiener Schnitzel mit Pommes3x Coca Cola
Gesamte Betrag und Steuersatz der Produkte bzw. der Leistungen47,10 Euro inkl. 19 % Mehrwertsteuer
Betrag je Zahlungsart3x Wiener Schnitzel mit Pommes – 12,50 Euro
3x Coca Cola – 3,20 Euro
via VISA CARD
Eindeutige, fortlaufende TransaktionsnummerZ120495886960
PublicKey für den AlgorithmusOP1204958842360
Seriennummer des Kassensystems oder SicherheitsmodulsQ155495886960
Signaturzähler der Kasse oder des Sicherheitsmoduls (TSE Signatur)932
Verwendeter Hashalgorithmus
Zeitformat des KassenbonsDD/MM/YYYY
Prüfwert der Rechnung
Vollständiger Name und Anschrift des UnternehmensBeispiel Gastronomie GmbH

Wie du siehst gehören neben Datum und der Uhrzeit auch Angaben zum Produkt und zur TSE auf den TSE Bon. 

Wichtig: Im Juni 2021 hat der Bundesrat hinsichtlich der Bestandteile des TSE Kassenbons eine Änderung an der KassenSichV vorgenommen. 

TSE Angaben mussten vor dieser Änderung in ausgeschriebener Form am Bon enthalten sein. Da Belege hierdurch unnötig lang wurden, sind nun auch QR Codes als Option zugelassen. 

Ein TSE-QR-Code kann seit 2021 also auf den TSE Kassenbon gedruckt werden, um Papier zu sparen. Aber was hat es mit dem TSE QR Code auf sich?

Was ist ein TSE QR Code?

Der TSE QR Code enthält wichtige Daten, die ansonsten in ausgeschriebener Form auf dem TSE Bon enthalten wären. Eine TSE QR Code Pflicht besteht nicht. 

Denn die TSE Kassenbon Bestandteile müssen entweder für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein oder aus einem QR-Code auslesbar sein.

Bei modernen Kassensystemen kannst du individuell einstellen, welche Daten als QR Code angezeigt werden sollen. Nach dieser Einstellung druckt deine TSE Kasse dann alle relevanten Daten als QR Code ab.

Wer zertifiziert eine TSE?

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert die Technische Sicherheitseinrichtung. Grundlegend definiert das BSI Kriterien für eine TSE. Hersteller produzieren aufgrund dieser Vorgaben dann entsprechende Systeme. Anschließend werden diese Systeme in einer anerkannten Prüfstelle zertifiziert.

Als Gastronom solltest du also unbedingt darauf achten, dass du eine zertifizierte TSE einsetzt. Die TSE Konformität zum Finanzamt muss schließlich gegeben sein. Wenn du es genauer wissen willst, schau dir zum Thema „Kassensicherungsverordnung und TSE“ am besten das FAQ vom Bundesministerium an.

Was passiert, wenn die TSE ausfällt?

Bei einem TSE Ausfall gilt Nr. 7 des AEAO zu § 146a. Ausfallzeiten und der Ausfallgrund einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung sind laut Verordnung zu also zu dokumentieren. Die Dokumentation kann auch automatisiert durch das elektronische Aufzeichnungssystem erfolgen.

Ist deine TSE ausgefallen, solltest du also dich also unbedingt an die gesetzlichen Vorgaben halten, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden. In Punkt 7.2 der Verordnung heißt es beispielsweise:

„Kann das elektronische Aufzeichnungssystem ohne die funktionsfähige zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung weiterbetrieben werden, muss dieser Ausfall auf dem Beleg ersichtlich sein. Dies kann durch die fehlende Transaktionsnummer oder durch eine sonstige eindeutige Kennzeichnung erfolgen.“

Bei einem Ausfall deiner TSE im Gastrobetrieb musst du also aktiv handeln.

Hat eine TSE ein Ablaufdatum?

Grundlegend ja. Denn in jeder TSE befindet sich ein Datensatz in Form eines Zertifikats. Hier finden sich kryptographische Schlüssel zur Absicherung der Daten. Aktuelle TSE Zertifikate werden momentan mit einer Laufzeit von 5 und 7 Jahren angeboten. Nach Ablauf dieses Zeitraums kann eine Technische Sicherheitseinrichtung keine Vorgänge mehr absichern.

Was kann eine Cloud TSE?

Eine Cloud TSE bringt einige Vorteile mit sich. Neben der kostengünstigen Integration liefert eine Cloud TSE beispielsweise automatische Updates via Software Aktualisierung sowie eine gewisse Unabhängigkeit von Hardware. 

Die Fiskaly TSE ist ein gutes Beispiel für eine moderne Cloud TSE. Hier läuft die Fiskalisierung bequem und sicher über die Cloud. Alle Aufzeichnungen werden also zeitgemäß direkt über die Cloud abgewickelt. Dadurch ist keine zusätzliche Hardware erforderlich. Die Cloud TSE Zertifizierung läuft hier ähnlich ab, wie im vorigen Abschnitt beschrieben. Hersteller zertifizieren die TSE also bei einer zugelassenen Prüfstelle.

Eine Cloud basierte TSE Lösung bietet dir zudem eine gewisse Plattformunabhängigkeit. Denn die TSE für Online Kassen ist so gestaltet, dass sie flexibel in jede Systemarchitektur integriert werden kann. So eine Flexibilität bietet eine Hardware basierte TSE nicht.

Moderne und vor allem innovative Kassensysteme arbeiten mit einer TSE Cloud Lösung. Denn zum einen bist du in deinem Gastrobetrieb hierdurch viel flexibler und auf der anderen Seite nutzt du clever die Technologie der Zukunft.

Wenn du bereits einen eigenen Gastrobetrieb hast und auf der Suche nach einem innovativen Kassensystem mit TSE bist, empfehlen wir dir helloGast, die Gastro Kasse von helloCash. Das geniale daran: Du kannst das plattformunabhängige Kassensystem innerhalb weniger Minuten selbst testen – kostenlos und unverbindlich. Klicke einfach auf den nachfolgenden Button und leg direkt los! 

Wer kontrolliert die TSE?

Alle Daten, die eine Technische Sicherheitseinrichtung generiert, werden vom Finanzamt kontrolliert. Jeder Gastronom muss die eigene TSE Kasse beim Finanzamt anmelden, um eine ordnungsgemäße Prüfung zu gewährleisten. 

Auch dieser Vorgang ist gesetzlich geregelt. Denn gemäß § 146a Abs. 4 AO müssen elektronische Kassensysteme dem zuständigen Finanzamt auf amtlich vorgeschriebenen Vordruck gemeldet werden – und zwar einen Monat nach Anschaffung.

Aber welche Kassen haben eine TSE? Grundlegend müssen alle modernen elektronischen Kassen über eine TSE verfügen bzw. die Erweiterung zulassen.

Die Frage „Welche Kassen brauchen eine TSE?“ lässt sich ebenfalls recht einfach beantworten: Jede elektronische Kasse muss über eine Technische Sicherheitseinrichtung verfügen, bzw. die Einrichtung ermöglichen.

Fazit: Eine Technische Sicherheitseinrichtung für dein elektronisches Kassensystem wird spätestens ab 2023 Pflicht

Wir haben dir in diesem Artikel gezeigt, was eine Kassensoftware mit TSE können muss und warum du für deinen Gastrobetrieb auf jeden Fall eine TSE konforme Kasse nutzen solltest. Auch haben wir dir erklärt, wie ein TSE Bon funktioniert, und wie es mit Ausnahmen und der Übergangsfrist bis Ende 2022 aussieht.

Lass uns jetzt die Hauptfrage kurz und knapp beantworten: Solltest du also eine TSE Kasse kaufen für die Gastronomie? Auf jeden Fall! Heutzutage gibt es großartige Kassensysteme mit technischer Sicherheitseinrichtung – preiswert und mit vielen nützlichen Funktionen.

Achtung: Trotz sorgfältiger Recherche kann für diesen Beitrag leider keine Vollständigkeit garantiert werden, und angeführte Informationen können sich verändern. Dieser Artikel dient als Orientierungshilfe, und stellt keine Rechtsberatung dar. Um wirklich sicherzugehen, was auf dich zutrifft, solltest du dich immer mit deinem Steuerberater absprechen! Dieser weiß am besten über deine Situation und die gesetzlichen Regelungen bescheid, und hilft dir sicherlich gerne weiter. Bedenke: Jeder Fall ist individuell!

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