Was ist digitaler Kassenbon in der Gastronomie? Gibt es Vorschriften? Hier erfährst du mehr dazu. In diesem Beitrag zeigen wir dir ein österreichisches Kassenbon Muster und gehen auf die Vorteile eines e-Bons ein. Außerdem zeigen wir dir, wie die papierlose Belegausgabe in Österreich wirklich funktioniert.
Digitaler Kassenbon Gastronomie: Kassenbon Muster für Österreich
Fest steht: ein papierloser Kassenbon in der Gastronomie muss wichtige Pflichtangaben enthalten. Nur mit diesen Angaben kannst du die österreichischen Behörden wirklich zufriedenstellen.
Nachfolgend haben wir dir alle notwendigen Daten eines rechtsgültigen Kassenbons zusammengetragen. Als Basis für diese Informationen dient die Wirtschaftskammer. Die genaue gesetzliche Bestimmung findest du in § 132a BAO.
Also, wie muss ein Kassenbon aussehen?
Digitaler Kassenbon Gastronomie: Folgendes muss draufstehen
- Detaillierte Bezeichnung des leistenden Gastronomiebetriebes
- fortlaufende Belegnummer zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls (einmalig)
- Tag der Kassenbon-Ausstellung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Speisen und Getränke
- Betrag der Barzahlung
- bei Verwendung von elektronischen Kassen mit Sicherheitseinrichtung (Signatur): Kassen Identifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Ausstellung des Kassenbons, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (OCR-, Bar- oder QR-Code)
Nachfolgend findest du ein Kassenbon Muster. So kannst du schnell und einfach prüfen, ob dein Kassenbon alle Bestandteile vom Kassenbeleg beinhaltet. Das Kassenbon Muster dient außerdem als perfekte Kassenbon Vorlage zum Ausdrucken.
Kassenbon: Was muss drauf? Dein Muster mit Kassenbon Mindestangaben
Auf dieser Kassenbeleg Vorlage siehst du alle notwendigen Infos, die auch auf deinem Kassenzettel stehen sollten. Jetzt weißt du, welche Inhalte ein digitaler Kassenbon in der Gastronomie enthalten muss.
Schau dir unbedingt auch unseren Guide zum Thema Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) an. Hier erfährst du unter anderem, was es mit dieser Verordnung auf sich hat und wer eine Registrierkasse benötigt.
So, lass uns jetzt einen Blick auf die Grundsätze, Funktionen und Vorteile digitaler Kassenzettel werfen.
Digitaler Kassenbon Gastronomie: Grundsätze, Funktion und Vorteile
Im Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht wurden verschiedene Grundsätze zur „elektronischen Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen“ veröffentlicht. Nachfolgend stellen wir dir eine Auswahl dieser Grundsätze vor, damit du einen Einblick in die Anforderungen des Bundesministeriums für Finanzen bekommst.
Anforderungen des österreichischen Finanzministeriums an Kassenbelege
- Wenn du bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen oder beim Bezahlprozess digitale Endgeräte mit einem Datenträger als Speicher verwendest, dürfen Eintragungen oder Aufzeichnungen nicht verändert werden können. Dies dient dem Schutz der Manipulation.
- Zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen können Datenträger verwendet werden. Aber nur dann, wenn du eine inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleisten kannst.
- § 132a Abs. 1 BAO besagt, dass ein elektronischer Beleg „in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen bzw. unmittelbar für den die Barzahlung Leistenden verfügbar ist“.
- Ein digitaler Kassenbon in der Gastronomie kann laut Bundesministerium der Finanzen „mittels E-Mail, als E-Mail-Anhang oder Web-Download, in einem elektronischen Format (z. B. als PDF- oder Textdatei), aber auch in einem strukturierten Dateiformat (z. B. xml) ausgestellt werden“.
- Der digitale Beleg muss von dir als Gastronom unmittelbar im Zusammenhang mit der Barzahlung durch die Registrierkasse erstellt und signiert werden. Zudem musst du dem Gast den Beleg direkt aushändigen. Nach dieser Aushändigung hast du die Belegerteilungspflicht erfüllt.
- Dein Gast ist nach § 132a Abs. 5 BAO dazu verpflichtet, den von dir ausgestellten Beleg entgegenzunehmen und „bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen“. Ein digitaler Kassenbon wird in der Regel via QR-Code und Smartphone entgegengenommen. Aber keine Sorge: eine Verweigerung der Annahme des Belegs durch den Gast hat keinerlei strafrechtlichen Konsequenzen für dich.
Ganz schön viele Grundsätze zum Thema Belegerteilungspflicht (§ 132a BAO), oder? Wenn du dir alle gesetzlichen Vorgaben in Ruhe anschauen möchtest, empfehlen wir die Website des österreichischen Finanzministeriums.
Du weißt jetzt, welche Kriterien das Bundesministerium für Finanzen hinsichtlich digitaler Kassenzettel festgelegt hat. Nachfolgend werfen wir einen genaueren Blick auf den digitalen Bon und seine Vorteile.
Was ist ein e-Bon?
Ein e-Bon kann als elektronische Form des Kassenzettels im E-Mail-Format beschrieben werden. Laut WKO kann ein Beleg auch problemlos elektronisch erstellt und übermittelt werden. Beispielsweise als E-Email oder per Web-Download.
Wichtig ist jedoch, dass ein digitaler Kassenbon unmittelbar im Zusammenhang mit der Barzahlung erstellt und signiert wird. Auch die Weitergabe an den Empfänger muss direkt erfolgen.
Kunden haben dank e-Bons die Möglichkeit, sich bequem online zu registrieren und ihre Kassenzettel per E-Mail zu erhalten. Die großen Vorteile für den Empfänger eines digitalen Kassenbons liegen auf der Hand:
- die getätigten Ausgaben sind direkt in digitalisierter Form vorhanden und
- es entsteht keine nervige Zettelwirtschaft.
Auch in der Gastronomie könnte diese Art der Belegübermittlung bald zum Standard werden. Die moderne Kassensoftware von helloGast bietet verschiedene kreative Tools, mit denen du Gäste in Stammgäste verwandeln kannst.
Wie funktioniert der digitale Kassenbon?
Bevorzugt der Gast einen digitalen Kassenbon, kann dieser nach dem Bezahlvorgang einfach via QR Code ans Smartphone übermittelt werden. Eine Übermittlung per E-Mail oder über andere Messenger-Diensten ist auch möglich.
In der Regel wird der digitale Kassenbon im PDF-Format zur Verfügung gestellt. So wird sichergestellt, dass der Gast den Beleg jederzeit problemlos öffnen kann. Wie weiter oben bereits erwähnt, hat das Bundesministerium für Finanzen elektronische Formate, wie PDF oder Textdateien in ihren Grundsätzen erwähnt.
Mit helloGast, der Gastro Registrierkasse von helloCash, kannst du auf Knopfdruck digitale Rechnungen erstellen und sie per E-Mail oder WhatsApp an deine Gäste versenden. Außerdem kannst du deinen Kassenbon selbst gestalten – mit dem innovativen Kassensystem erstellst du in nur 5 Schritten einzigartige Belege, die sich sehen lassen können.
Digitaler Kassenbon Gastronomie: Vorteile
- Vermeidung von hohen Kosten:
Täglich landen in der Gastronomie etliche Bons im Müll. Den Kassenbon richtig entsorgen? Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld.
- Einsparung von Müll:
Kurz und knapp: Kassenbons sind umweltschädlich. Denn das Drucken von Bons erzeugt immens viel Papiermüll. Das deutsche Umweltbundesamt wies zum Beispiel kürzlich darauf hin, dass die Herstellung von Thermopapier immens viel Holz, Wasser und Energie erfordert. Zudem enthalten viele Thermopapiere giftige Inhaltsstoffe, wie etwa Bisphenol A. Daher ist die Entsorgung vom Kassenbon ins Altpapier nicht möglich.
- Clevere elektronische Daten:
Digitale Kassenbons sind jederzeit abrufbar und enthalten Informationen, die schnell und einfach via Suchfunktion gefunden werden können. Den Kassenbon vor ausbleichen schützen? Diese Sorge gehört der Vergangenheit an.
- Schneller, digitaler Prozess:
Die Übermittlung digitaler Kassenbons in der Gastronomie geht um einiges schneller über die Bühne, als der Druck von Belegen aus Papier. Und keine Sorge: du kannst deinen Kassenbon selber nachdrucken, auch wenn du lediglich auf die digitale Ausführung zugreifen kannst.
Kassenbon entsorgen: Warum dürfen Kassenbons nicht ins Altpapier?
Für uns steht fest: die Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO erzeugt unnötig viel Müll. Hinzu kommt, dass es sich beim Kassenbon Thermopapier nicht um gewöhnliches Papier handelt.
Viele Thermopapiere enthalten giftige Inhaltsstoffe wie Bisphenol A (kurz BPA) oder neuerdings auch Bisphenol S.
Das deutsche Umweltbundesamt (UBA) geht zum Beispiel detailliert auf die umweltschädliche Wirkung von BPA ein und weist darauf hin, dass der Stoff in der EU besonders besorgniserregend eingestuft wurde. Und das ist kein Wunder: BPA steht nämlich unter Verdacht, hormonell wirksam zu sein. Die WKO sprach in diesem Zusammenhang ein Verbot von Bisphenol A in Thermopapier aus.
Hiernach darf „Thermopapier mit einer Konzentration von 0,02 Gew. -% und darüber nach dem 02. Januar 2020 nicht mehr in Verkehr gebracht werden“.
Gültigkeit von Kassenbons: Wichtige Infos für Gastronomen
In diesem Abschnitt schauen wir uns an, wie es mit der Gültigkeit von Kassenbons aussieht. Lass uns direkt mit einer der häufigsten Fragen beginnen, die im Zusammenhang mit der Gültigkeit von Kassenbons aufkommt.
Ist ein Kassenbon eine Rechnung?
Umgangssprachlich werden die Begriffe Kassenbon, Kassenzettel, Kassenbeleg, Quittung und Rechnung gerne in einen Topf geworfen. Wenn man genau hinschaut, gibt es aber ein paar Unterschiede, die du als Gastronom kennen solltest.
Grundsätzlich gilt: bei einem Kassenbon handelt es sich um einen Nachweis über einen spezifischen Geschäftsvorgang. Erstellt wird dieser Nachweis in der Regel über ein Gastro-Kassensystem.
Im ersten Abschnitt dieses Beitrags haben wir dir ein gesetzeskonformes Muster eines Kassenbons gezeigt. Jedoch enthält ein Kassenbon nicht immer alle erforderlichen Daten. Achte also besonders gut darauf, welche Informationen auf deinem Kassenbon abgebildet werden, um Ärger mit den Finanzbehörden zu vermeiden.
Also: Ob ein Kassenbon als Rechnung dienen kann, hängt demnach primär vom Kassensystem deines Gastro-Betriebes ab.
Mit der cleveren Gastronomie Kassensoftware von helloGast erstellst du deine Rechnungen innerhalb weniger Sekunden. Hier findest du noch weitere Funktionen von helloGast.
Kann man ohne Kassenbon umtauschen?
Diese Frage lässt sich pauschal nicht beantworten. Zunächst müssen wir uns genau anschauen, ob es sich um eine Reklamation mit Gewährleistungsanspruch handelt oder ob lediglich Nichtgefallen, falsche Größe oder ähnliches der Grund für den Umtausch ist. Die Frage: „Kann man ohne Kassenbon reklamieren?“ spielt also auch eine wichtige Rolle.
Für den Umtausch einer mangelhaften Ware wird weder ein Kassenbon noch eine Originalverpackung benötigt. Denn eine Reklamation in Verbindung mit mangelhafter Ware löst automatisch einen Gewährleistungsanspruch aus. Aber Achtung: Ohne Kassenbon ist es schwierig zu beweisen, dass der entsprechende Artikel auch wirklich im jeweiligen Geschäft gekauft wurde. Deshalb kann es trotzdem sein, dass eine Reklamation abgelehnt wird.
Anders ist es bei einer Garantie. Wurde der Kassenbon verloren ist Garantie häufig recht schwierig zu beanspruchen. Denn eine Garantie wird aus Kulanz vom jeweiligen Unternehmen gewährt. Die Lösung hier? In manchen Fällen kann man sich den Kassenbon nachdrucken lassen, um Waren umzutauschen. Das ist natürlich um ein vielfaches leichter, wenn man ein Kundenkonto hat. Dann können im Normalfall alle bisherigen Käufe aufgerufen werden.
Wir halten also fest: ohne Kassenbon Waren zurückgeben ist nicht immer leicht. Es hängt aber vor allem davon ab, ob es sich um eine Reklamation oder einen Garantiefall handelt.
Sind kopierte Kassenbons gültig?
Kopierte Kassenbons können vor Gericht zum Problem werden. Eine Rechnung gilt zum Beispiel als Urkunde, allerdings als eine private. Um sicherzugehen, bewahre immer die Original Bons auf.
Für die Gastronomie ist folgendes wichtig:
Wenn du Duplikate deiner Belege erstellst, achte unbedingt auf eine klare Bezeichnung. Das Finanzministerium äußert sich zum Belegduplikat folgendermaßen:
„Ein Belegduplikat ist als solches zu bezeichnen, nicht nochmals zu signieren, nicht neuerlich im Datenerfassungsprotokoll aufzunehmen und darf zu keiner Veränderung des Umsatzzählers führen.“
Klassischen Kassenbon aufbewahren: Darauf musst du unbedingt achten
Wer Kassenzettel richtig aufbewahren will, sollte auf jeden Fall die direkte Lichteinstrahlung vermeiden. Denn Thermopapier reagiert auf Licht – Kassenbons verblassen daher sehr schnell, wenn du sie einfach so auf dem Tisch liegen lässt.
Die Kassenbon Aufbewahrungspflicht sorgt nun aber dafür, dass du Kassenzettel in jedem Fall für eine gewisse Zeit aufbewahren musst. Hier findest du ein paar wertvolle Tipps.
Warum verblassen Kassenbons?
Sobald Kassenzettel länger in der Sonne liegen, kommen die verwendeten Farbmittel mit energiereichen UV-Photonen in Kontakt. Das Ergebnis: auf Dauer verblasst die schwarze Farbe. Aus diesem Grund ist ein Kassenbon nicht mehr lesbar, wenn er für längere Zeit mit Sonnenlicht in Kontakt kommt.
Du möchtest einen Kassenbon wieder sichtbar machen? Dann hast du folgende Möglichkeiten:
- Du kannst das Thermopapier von der Rückseite mit einem Heißluftgerät bearbeiten oder
- vorsichtig ein Bügeleisen verwenden, um den Thermodruck wieder sichtbar zu machen.
Beide Herangehensweisen sind aber mit Vorsicht zu genießen. Denn bei einem Kassenzettel handelt es sich natürlich noch immer um Papier. Die Gefahr, dass der Kassenbon durch Bearbeitung mit Hitze zerstört wird, ist groß. Achte aber nicht nur auf den Bon, sondern auch auf die Umgebung, wo du dieses Vorgehen testest.
Wo sollte der Kassenbon aufbewahrt werden?
Am besten lagerst du deine Kassenzettel in einem dunklen Raum und nutzt Schachteln oder Ordner zur Organisation. Wenn du deine Kassenbons in einem Ordner aufbewahren möchtest, solltest du keine Klarsichthüllen verwenden, da diese Weichmacher enthalten. Hierdurch wird das Altern des Papiers nur unnötig beschleunigt.
Tipp: Im Idealfall nutzt du ein modernes Kassensystem, um deine Kassenbons sicher aufzubewahren. Schau doch direkt mal, welche Vorteile dir die intelligente Kassensoftware von helloGast bietet.
Wie lange muss ich einen Kassenbon aufbewahren?
Die WKO definiert klare Aufbewahrungspflichten für Unternehmer. Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege sind im Original 7 Jahre aufzubewahren. Gemäß Bundesabgabenordnung bezieht sich diese Frist auf folgende Unterlagen:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Belege bzw. Kassenbons (auch Rechnungen, Bankbelege, Bankauszüge Frachtbriefe, Abrechnungen, etc.)
- Geschäftliche Korrespondenz (Schrift- und E-Mailverkehr)
- Monats- und Jahresbelege aus der Registrierkasse sowie Datenerfassungsprotokolle
- Inventurlisten
- Unterlagen zum Lohn (Zeitaufzeichnungen, Urlaubsaufzeichnungen, Reisekostenabrechnungen usw.)
Alternative zum digitalen Kassenbon: Hochwertige Bons für deinen Gastro-Betrieb
Natürlich wird es Gäste geben, die den digitalen Kassenbon ablehnen. In solchen Fällen muss eine Alternative her. Viele Gastronomen nutzen ohnehin bereits eine Kombination aus Registrierkasse und Bondrucker. So kann der Kassenbon oder Bewirtungsbeleg direkt im Restaurant gedruckt werden.
Tipp: Um hochwertige Kassenbons zu drucken, solltest du ausschließlich Qualitätspapier nutzen.
Im helloCash Online Shop kannst du eine hochwertige Kassenbonrolle bestellen und deinen Gästen problemlos eine Alternative zum digitalen Kassenbon bieten.
Wichtig: Für alle rechtlichen Fragen den Steuerberater kontaktieren
Ob „digitaler Kassenbon für die Gastronomie“ oder „RKSV“ – auf unserem Blog geben wir dir wertvolles Know-how zu verschiedenen Themen an die Hand.
Bitte beachte aber, dass es sich hierbei nie um eine rechtliche Beratung handelt. Bei Unklarheiten solltest du also immer deinen Steuerberater kontaktieren. Dort kannst du deine individuellen Fragestellungen sicher und vor allem auf dich und deine Situation abgestimmt klären.
Fazit: Der digitale Kassenbon in der Gastronomie vereinfacht deine Geschäftsprozesse
Du weißt jetzt, welche Informationen auf einem digitalen Kassenbon nicht fehlen dürfen, wie du digitale Kassenzettel erstellen kannst und welche gesetzlichen Rahmenbedingungen du kennen musst. Außerdem haben wir dir in diesem Artikel gezeigt, durch welche Vorteile ein digitaler Kassenbon punktet. Du möchtest jetzt deine eigenen digitalen Belege erstellen?
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Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.
