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Wenn du dich fragst, wie du deine Preiskalkulation in der Gastronomie bestmöglich gestaltest, bist du hier genau richtig. In diesem Beitrag zeigen wir dir nämlich, wie du eine clevere Preiskalkulation erstellst, um wirklich das Maximum aus deinem Gastro-Betrieb herauszuholen. 

Denn fest steht: Wer in der Gastronomie erfolgreich sein möchte, muss in puncto Preisgestaltung eine besonders ausgefeilte Strategie nutzen.  

In diesem Artikel lernst du, wie du deine Kosten strukturiert analysierst, welche Faustformeln bei der Preiskalkulation gelten und wie du deinen Gästen attraktive Preise bieten kannst.

Lass uns keine Zeit verschwenden und direkt loslegen!

Welche Kosten fallen in der Gastronomie an? Die Basis für deine Preiskalkulation

Bei einer Gastro Eröffnung kommen etliche Kosten zusammen. Nicht selten unterschätzen Gründer die Kosten für Miete, Umbau und technische Geräte. Zudem vergessen viele Gastronomen, dass die Preisgestaltung in der Gastronomie auf Basis der fixen und variablen Kosten erfolgt.

Dieser Beitrag soll dir so viele böse Überraschungen ersparen, wie nur möglich. Nachfolgend schauen wir uns daher genau an, welche Kosten wirklich anfallen können und wie du die Kalkulation in der Gastronomie clever angehst.

Bevor wir uns anschauen, mit welchen Fixkosten du in der Gastronomie rechnen solltest, noch mal die wichtigste Regel von allen:

Deine Gesamtkosten bilden die Basis für die Preiskalkulation in der Gastronomie. 

Diese Regel solltest du dir immer wieder vor Augen führen. Okay, lass uns loslegen.

Preiskalkulation in der Gastronomie: Kosten als Basis für Preise

Um die Planung deiner Betriebskosten etwas zu vereinfachen, haben wir eine übersichtliche Tabelle mit verschiedenen Kostenarten erstellt. Hier findest du 3 Kostenarten:

  • Kosten, die vor der Eröffnung anstehen,
  • Fixkosten in der Gastronomie und
  • Variable Kosten in der Gastronomie.
Wie hoch sind die Kosten vor der Eröffnung?Was sind Fixkosten in der Gastronomie?Was sind variable Kosten in der Gastronomie?
– Nötige Fortbildung
– Gewerbeanmeldung
– Umbau oder Renovierung
– Mögliche Ablösesummen
– IHK Beiträge
– Konzessionen und Genehmigungen
– Einrichtung von technischer Infrastruktur
(z. B. modernes Kassensystem)
– Inventar (z. B. Geschirr, Besteck, Tischwäsche)
– Kosten zur Unternehmensgründung (z. B. Notar)
– Franchisegebühren, falls vorgesehen
– professionelle Marktanalyse
– Marketing Maßnahmen (z. B. Website, Online Werbung, …)
– Strom
– Wasser
– Heizung
– Telefon
– Internet
– Miete oder Pacht
– Steuern
– Versicherungen
– Wartungsverträge
– Steuerberater
– Rechtsanwalt
– Online Marketing
Kassensoftware Abonnement
– GEMA
– Reinigung für Tischwäsche
– Personalkosten
– Auszahlung des eigenen Gehalts
– Preise für den Wareneinkauf (z. B. Getränke und Lebensmittel)
– Transportkosten für Lieferungen oder Beschaffung

Wie du siehst, kommt hinsichtlich der reinen Betriebskosten schon einiges zusammen. Wichtig ist auch, dass diese Liste nicht vollständig ist und lediglich als Orientierung dient. Je nach Art deines Gastro-Betriebs kommen also durchaus weitere Kosten auf dich zu. 

All die oben genannten Kosten bilden die Basis für deine Preiskalkulation in der Gastronomie. Lass uns jetzt noch einen weiteren Blickwinkel einnehmen. Im nächsten Abschnitt schauen wir uns an, welchen Einfluss die verschiedenen Faktoren auf deine Preiskalkulation haben.

Einflussfaktoren als Basis für eine richtige Kalkulation in der Gastronomie

FaktorBeschreibung
GemeinkostenBei den Gemeinkosten handelt es sich um alle variablen und fixen Kosten, die für deinen Gastro-Betrieb anfallen. In der oberen Tabelle siehst du, welche Kosten du hier in jedem Fall auf dem Schirm haben solltest.
Warenpreis bzw. WarenkostenDie Preise der von dir verwendeten Lebensmittel inklusive Lagerkosten, Qualitätskontrollen, Transport- und Lieferkosten. 
PersonalkostenLöhne, Sozialversicherungskosten, Urlaubsgeld, Lohnbuchhaltung und Urlaubsgeld
GewinnmargeDeine Gewinnmarge definiert dein Unternehmenswachstum. Bei Getränken sind die Margen in der Gastronomie in der Regel höher, als bei Speisen.
SteuernVerschiedene Steuern dürfen bei der Preiskalkulation in der Gastronomie nicht vernachlässigt werden. Denn mit steigendem Gewinn steigen auch automatisch die Steuern. 
ZahlungsbereitschaftJe nach Standort und Angebot variiert die Zahlungsbereitschaft deiner Zielgruppe. Diesen Punkt solltest du im Hinterkopf behalten, um den idealen Preis für deine Speisekarte zu finden. 
Art des AngebotsWie kannst du dich von der Konkurrenz abgrenzen? Welche Zutaten verwendest du? Wie bereitest du deine Speisen und Getränke zu? Bietest du saisonale Artikel an? All diese Fragen solltest du klar beantworten. Denn die Antworten definieren die Art deines Angebots und schaffen eine Basis für deinen Preis.

Du weißt jetzt, welche Kosten im Gastro-Betrieb anfallen können und welche Faktoren bei der Preiskalkulation in der Gastronomie eine wichtige Rolle spielen. Lass uns jetzt einen detaillierten Blick auf die Miete für dein Restaurant werfen.

Wie hoch darf die Miete für ein Restaurant sein? 

Die Miete für ein Restaurant sollte um die 10 % des Jahresumsatzes entsprechen. Natürlich handelt es sich hierbei lediglich um einen Richtwert. Gerade in großen Städten steigen die Mietpreise Jahr für Jahr extrem. 

Wie hoch die Miete deines Restaurants wirklich sein darf, hängt von allen anderen Kosten in deinem Gastro-Betrieb ab. Vielleicht bringst du bereits wichtiges Know-how im Bereich Online Marketing mit und kannst deine Website selbst gestalten? In diesem Fall kannst du die eingesparten Ausgaben fürs Online Marketing clever in die Restaurant-Miete investieren. 

Um dir einen Eindruck von den Mietpreisen für einen Gastronomie-Betrieb zu verschaffen, kannst du beispielsweise auf meinestadt.de nach Gewerbeimmobilien Ausschau halten. Für eine 130 Quadratmeter Gastrofläche im Herzen von St. Georg zahlst du beispielsweise monatlich 8.500 Euro – exklusive Nebenkosten.

Wichtig ist, dass du dir genug Zeit nimmst, um den Markt zu checken und die Mietpreise für deinen Wunschstandort genau unter die Lupe nimmst. Vergiss dabei auch auf keinen Fall die Nebenkosten und schau dir die Mietbedingungen genau an.

Sobald du dir einen Eindruck von den Mietpreisen verschafft hast, solltest du dir ein Bild von den Personalkosten machen. Denn diese prägen deine Preiskalkulation in der Gastronomie enorm.

Wie hoch sind die Personalkosten in der Gastronomie? 

Gemessen am Gesamtumsatz sollten die Personalkosten 35 % nicht überschreiten. Für deine Kalkulationsrechnung in der Gastronomie sollte das Personal zudem in verschiedene Gruppen aufgeteilt werden (z. B. Küche, Service, Bar, …). 

So kannst du klar unterscheiden, welches Personal die Betriebskosten in welchem Maße beeinflusst. Die Kosten für dein Team in der Küche kannst du somit recht einfach ins Verhältnis zum Umsatz an Speisen setzen.

Die Kalkulation in der Gastronomie für Personalkosten bildet also einen sehr wichtigen Faktor, den wir weiter unten in diesem Beitrag auch nochmal in einer Beispielrechnung beleuchten.

Was ist der Wareneinsatz in der Gastronomie? 

Der Wareneinsatz in der Gastronomie beschreibt die Summe aller Aufwendungen für verkaufte Ware in einem gewissen Zeitraum. Die Basis-Formel für den Wareneinsatz lautet: Warenanfangsbestand + Warenzugänge – Warenendbestand = Wareneinsatz.

Ein Beispiel gefällig? Sagen wir, du hast Anfang des Jahres einen Warenbestand von 100.000 Euro. Im Laufe des Jahres kaufst du Waren im Wert von 150.000 Euro. Deine Inventur ergibt am Ende des Jahres einen Bestand von 200.000 Euro. 

Also, wie berechnet man den Wareneinsatz in der Gastronomie nun? 

Kalkulation Gastronomie Wareneinsatz: So sieht die Rechnung aus

Warenanfangsbestand100.000 Euro
+ Warenzugänge150.000 Euro
– Warenendbestand200.000 Euro
= Wareneinsatz50.000 Euro

In unserem Beispiel beträgt der Wareneinsatz damit 50.000 Euro. 

Im Zusammenspiel mit den Personalkosten und anderen Faktoren kannst du nun eine sehr interessante Kennzahl ermitteln: die Prime Kosten. Diese Kennzahl gibt Auskunft über die Summe der Personalkosten und des Wareneinsatzes im prozentualen Verhältnis zum Umsatz. Wichtig ist hierbei, dass du bei den Personalkosten alle Nebenkosten (Berufsgenossenschaft, Sozialabgaben, Sonderzahlungen und Zuschlägen sowie Unternehmerlohn) berücksichtigst.

So kannst du clever ermitteln, wie viel Prozent vom Umsatz für Warenverbrauch und Personalkosten aufgewendet werden. Als Daumenregel kannst du dir hier einen Wert von 65 % merken. 

Aber: Je geringer dieser Wert, desto besser für deine Preiskalkulation in der Gastronomie.

Zwischenfazit zu den Kosten im Gastro-Betrieb

In den vorigen Kapiteln konnten wir dir zeigen, wie sich die Kosten für einen Gastro-Betrieb zusammensetzen. Wichtig ist, dass du deine individuelle Situation ganz genau unter die Lupe nimmst. Analysiere, welche Kosten wirklich anfallen. Wichtige Fragen, die du dir stellen solltest, sind zum Beispiel:

  • In welchem Gebiet möchte ich meine Gastrofläche mieten?
  • Welches Know-how bringe ich mit, um ggf. Kosten zu sparen?
  • Wo beziehe ich meine Waren und wie sehen die Verträge mit meinen Lieferanten aus?
  • Wie kann ich meine Fixkosten reduzieren um die Preiskalkulation in der Gastronomie bestmöglich zu gestalten?

Im nächsten Abschnitt gehen wir genauer auf die Faustformel für die Kalkulation in der Gastronomie ein.

Was ist die Faustformel für die Kalkulation in der Gastronomie? 

Eine durchdachte Kalkulation ist entscheidend für deinen gastronomischen Erfolg. Denn die Preise in deiner Speisekarte definieren am Ende, wie sich dein Geschäft entwickelt. Eine achtsame Planung ist daher das A und O. Bevor wir auf die Faustformel für die Preiskalkulation in der Gastronomie eingehen, möchten wir dir 3 wichtige Grundpfeiler für die Preiskalkulation an die Hand geben.

Grundpfeiler für die Preiskalkulation in der Gastronomie

  • Dein Aufschlag definiert deinen Gewinn und ist demnach ein immens wichtiger Faktor, den du als Gastronom nicht vernachlässigen solltest. Auf die Aufschlagskalkulation gehen wir im Laufe dieses Artikels noch genauer ein.
  • Vergiss bei den Personalkosten nicht die Sozialabgaben.
  • Behalte die Umsatzsteuer immer im Hinterkopf. Vergisst du diesen Posten, kann deine Preiskalkulation schnell nach hinten losgehen. Die Waren-, Gemein- und Personalkosten bilden den Nettopreis. Beim Bruttopreis handelt es sich um den Preis inklusive Steuern.

Faustformel: Einkaufspreis x 400 %

Faustformeln haben vor allem einen Sinn: die Vereinfachung von Sachverhalten. Bei der Preiskalkulation für die Gastronomie kannst du mit Hilfe der Faustformel „Einkaufspreis x 400 %“ schnell ein Gefühl dafür bekommen, wie die Preise in deiner Speisekarte aussehen sollten. Diese Art von Kalkulation wird auch einfache Aufschlagskalkulation genannt.

Aber Achtung: Den Einkaufspreis deiner Ware einfach mit dem Faktor 4 zu multiplizieren, birgt natürlich auch Gefahren. Durch diese Rechnung verallgemeinerst du dein Angebot nämlich.

Zur groben Übersicht kannst du die vereinfachte Preiskalkulation aber in jedem Fall nutzen. Um realistische Einzelpreise zu ermitteln, solltest du aber zu einer aufwändigeren Methode greifen. Lass uns mal schauen, auf welche Punkte du hier achten solltest. 

Übrigens: Mit einer innovativen Gastro-Software kannst du schnell und einfach übersichtliche Statistiken zu deinen beliebtesten Gerichten erstellen. 

Wie kalkuliert man einen Verkaufspreis? 

Für die Ermittlung eines realistischen und vor allem detaillierten Verkaufspreises, solltest du eine genaue Kalkulation vornehmen. Hierzu sollten alle anfallenden Kosten (Gemeinkosten, Personalkosten, Wareneinsatz) berücksichtigt werden. 

Zudem sollte gerade in der Gastronomie ein strukturierter Test durchgeführt werden, bei dem der wirkliche Energieaufwand für die Zubereitung der einzelnen Speisen und Getränke ermittelt wird. 

Der große Vorteil an dieser Methode: Du kannst die einzelnen Posten auf deiner Speisekarte sehr genau bepreisen. Das ist nicht nur gastfreundlich, sondern steigert auch die Gewinnspanne. 

Der Nachteil: Diese Art von Preiskalkulation für die Gastronomie nimmt viel Zeit in Anspruch.

Lass uns jetzt mal schauen, wie die genaue Preiskalkulation in der Gastronomie wirklich aussieht.

Kalkulation Verkaufspreis: Beispielrechnung

In unserer Beispielrechnung beziehen wir die folgenden Faktoren mit ein:

  • Einkaufspreis
  • Gemeinkosten (30 %)
  • Lagerung (40 %)
  • Gewinn (20 %)

Wir errechnen nachfolgend den Grundpreis, den Netto-Verkaufspreis sowie den Brutto-Verkaufspreis für einen Gyrosteller.

Preiskalkulation Gastronomie Vorlage: Gyrosteller Grundpreis

Einkaufspreis Gyros inkl. Pommes und Salat2,85 €
+ 30 % Gemeinkosten0,85 €
+ 40 % Lagerung1,14 €
+ 20 % Gewinn0,57 €
= Grundkosten5,41 €

Jetzt, wo wir unseren Grundpreis ermittelt haben, können wir uns den Netto Verkaufspreis anschauen. Hierzu nehmen wir die Grundkosten als Basis und addieren unsere Personalkosten (35 %).

Netto Verkaufspreis:

Grundpreis5,41 €
+ 35 % Personalkosten1,89 €
= Netto Verkaufspreis7,30 €

Der Netto Verkaufspreis enthält noch keine Steuern. Daher müssen wir auf die 7,30 € noch unseren Steuersatz addieren. Die Mehrwertsteuer in der Gastronomie wurde für Speisen bis Ende 2022 auf 7 % gesenkt. In unserem Beispiel rechnen wir aber weiterhin mit 19 %.

Brutto Verkaufspreis:

Netto Verkaufspreis7,30 €
+ 19 % Mehrwertsteuer1,39 €
= Brutto Verkaufspreis8,69 €

Dein Brutto Verkaufspreis beinhaltet nun alle wichtigen Faktoren, die wir dir in diesem Beitrag an die Hand gegeben haben. Du siehst: Im Vergleich zur einfachen Aufschlagskalkulation gehst du bei der detaillierten Preiskalkulation sehr viel genauer auf das einzelne Gericht ein.

Wichtige Fragen und Antworten zur Preiskalkulation in der Gastronomie

Du weißt nun, wie du deine Speisekarte mit attraktiven Preisen füllen kannst. Es gibt aber noch weitere interessante Fragestellungen zum Thema Preiskalkulation in der Gastronomie. Lass uns also mal einen Blick auf häufig gestellte Fragen von Gastronomen werfen.

Wie kalkuliert man Getränke in der Gastronomie?

Auch bei der Kalkulation für Getränke in der Gastronomie in Deutschland können die 3 Hauptfaktoren Lagerung, Gemeinkosten und Gewinn eingerechnet werden. Hierbei nehmen Lagerkosten 40 %, Gemeinkosten 30 % und die Gewinnmarge 20 % ein. Anschließend addierst du die Personalkosten in Höhe von 35 %. So bildest du den Netto Verkaufspreis. Um den Preis inklusive Steuern zu berechnen, musst du den entsprechenden Steuersatz für deine Getränke hinzufügen. 

Eine Gastronomie Kalkulation mittels Faustregel für Getränke gibt es ebenfalls – sie ist jedoch nicht so genau. Schau dir am besten nochmal den Abschnitt zur Faustregel an, wenn du mehr erfahren möchtest.

Mit dieser Methode kannst du übrigens auch die Preise für Cocktails oder ein Hauptgericht kalkulieren. Die Speisen Kalkulation in der Gastronomie nimmt aber häufig mehr Zeit in Anspruch, da hier mehrere Zutaten beachtet werden müssen. 

Wie hoch ist die Gewinnspanne in der Gastronomie? 

Eine pauschale Antwort auf diese Frage gibt es nicht. Jedoch kannst du mit Gewinnmargen zwischen 10 und 15 Prozent rechnen. Wie hoch deine Gewinnspanne wirklich ist, hängt ganz klar von deinen Kosten sowie deinem Angebot ab. Im Abschnitt „Welche Kosten fallen in der Gastronomie an?“ findest du weitere Faktoren, die deine Gewinnspanne beeinflussen.

Fazit: Eine clevere Preiskalkulation in der Gastronomie ist das A und O um nachhaltig zu wachsen

In diesem Beitrag haben wir dir gezeigt, warum eine sorgfältige Preiskalkulation in deinem Gastro-Betrieb so wichtig ist. Außerdem weißt du jetzt, welche Methoden zur Ermittlung des Verkaufspreises genutzt werden können und welche Faktoren bei der Preisfindung wirklich wichtig sind.

Übrigens: Mit einem modernen Kassensystem legst du schnell und einfach verschiedene Kategorien und Menüs an, fügst Bilder von deinen Gerichten hinzu und hinterlegst Preise. So kannst du deine Lagerbestände clever verwalten und smarte Analysen zu deinen beliebtesten Gerichten erstellen.

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