Kassennachschau in der Gastronomie: Mehr Sicherheit dank Checkliste

Du fragst dich, wie eine Kassennachschau in der Gastronomie wirklich abläuft? Dann liefert dir dieser Beitrag garantiert wertvolle Infos. 

Denn wir schauen uns nicht nur an, was eine Kassennachschau ist, sondern klären auch, was das Finanzamt in diesem Zusammenhang alles darf. Außerdem zeigen wir dir, was Gastronomen bei einer Kassennachschau beachten müssen und welche Maßnahmen du ergreifen kannst, um deinen Gastro-Betrieb sorglos weiterzuführen.

Zuerst sollten wir die Frage klären, was eine Kassennachschau überhaupt ist. Los geht’s!

Was ist eine Kassennachschau?

Bei der Kassennachschau handelt es sich um eine Prüfung steuererheblicher Sachverhalte. Hier werden primär die Aufzeichnungen und Buchungen der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben in der Gastronomie geprüft. Zur Prüfung ist laut § 146b Abs. 1 Satz 1 AO die Finanzbehörde berechtigt. 

Wichtig ist, dass diese Prüfung ohne vorherige Ankündigung erfolgt. Es kann also jederzeit während der üblichen Geschäftszeiten zu einer Kassennachschau in der Gastronomie kommen. 

Nicht gerade angenehm, oder? Aber keine Sorge. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du dich und deinen Gastro-Betrieb ideal auf eine solche Kassennachschau vorbereitest.

Was wird bei einer Kassennachschau geprüft?

Grundsätzlich werden bei einer Kassennachschau in der Gastronomie (auch Kassenprüfung) alle mit der Kasse im Zusammenhang stehenden Aufzeichnungen geprüft. Konkret heißt das: Kassensysteme in der Gastronomie werden seit Anfang 2018 von speziell ausgebildeten Kassenprüfern genauestens unter die Lupe genommen – natürlich unangemeldet.

Aber worauf wird hier besonders geachtet und was passiert bei einer Kassennachschau in der Gastronomie? Nachfolgend zeigen wir dir, welche Faktoren bei einer Kassennachschau besonders wichtig sind.

Kassennachschau Ablauf: Darauf achten die Prüfer

• Ist das Gastronomie Kassensystem für den Betrieb geeignet?
• Ist die eingesetzte Kassensoftware auf dem neuesten Stand?
• Erfüllt das Kassensystem die gesetzlichen Anforderungen? (Stichwort Technische Sicherheitseinrichtung)
• Werden die geschäftlichen Daten gesetzeskonform archiviert und dokumentiert?
• Liegt eine Bedienungsanweisung in Papierform vor?
• Wird täglich ein Kassenabschluss gemacht?
• Gibt es Tagesbons mit fortlaufender Nummerierung?
• Werden die Privatentnahmen korrekt dokumentiert?
• Liegen die Aufzeichnungen auf einem maschinell auswertbaren Datenträger bereit? (Alle Infos von der Bundesregierung zur TSE findest du in diesem Artikel)

Wie du siehst gibt es etliche Faktoren, die sich Prüfer bei einer Kassennachschau in der Gastronomie ganz genau anschauen. 

Daher unser Tipp: Bewahre alle relevanten Dokumente immer griffbereit und gesammelt auf. Denn die geforderten Informationen müssen vor allem eines sein: gut sortiert und leicht auswertbar. So vermeidest du unnötigen Stress mit dem Finanzamt. 

Ein modernes Kassensystem für die Gastronomie hilft dir bei der Organisation und nimmt dir einiges an Arbeit ab. In diesem Registrierkassen Test für die Gastronomie haben wir dir die besten Gastronomie Kassensysteme vorgestellt. 

Lass uns jetzt einen Blick auf die Befugnisse des Finanzamtes bei der Kassennachschau werfen.

Was darf das Finanzamt bei einer Kassennachschau?

Kassenprüfer sind dazu befugt, unangemeldet während der Geschäftszeiten eine Kassennachschau in der Gastronomie durchzuführen. Zudem ist der Prüfer dazu in der Lage, Testbestellungen zu tätigen – ohne sich auszuweisen. Um letztendlich Zugang zum Kassensystem des Gastro-Betriebs zu erlangen, muss er sich jedoch zu erkennen geben und ausweisen. 

Wichtig: Neben dem Ausweis des Prüfers muss eine sogenannte Prüfungsanordnung vorliegen. Nur mit dieser Anordnung darf ein Prüfer der Finanzbehörde dein Kassensystem prüfen bzw. sich in nicht frei zugänglichen Räumen deines Gastro-Betriebs aufhalten.

Geschäftsräume dürfen im Rahmen einer Kassennachschau in der Gastronomie nicht durchsucht werden. Denn es handelt sich hierbei ganz klar um eine Prüfung der Kasse. Dementsprechend gilt als Prüfgegenstand ganz klar das Kassensystem.

In der nachfolgenden Tabelle findest du 3 Faktoren, die bei der Kassennachschau in der Gastronomie für das Finanzamt besonders wichtig sind.

Zeit	Sachlichkeit	Vollständigkeit
All deine Belege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden: KassenbonsKassenzettelBedienungsanleitungen für das KassensystemDaten aus der Buchhaltung	Eine klare Trennung von Einnahmen und Ausgaben muss vorgenommen werden.	Aufzeichnungen müssen stets vollständig vorhanden sein: Ordnungsgemäße Erfassung eines jeden GeschäftsfallesBons mit fortlaufender NummerKeine nachträgliche Änderung von Rechnungen

Leitfaden: Wie verhalte ich mich bei einer Kassennachschau?

Grundlegend sollten sich Unternehmer bei einer Kassennachschau immer kooperativ verhalten. Zudem ist es wichtig, den Prüfer jederzeit zu begleiten, um alle seine Schritte nachvollziehen zu können.

Nachfolgend geben wir dir 4 wichtige Tipps, um die Kassennachschau bestmöglich zu überstehen.

• Sei kooperativ – aber auf Augenhöhe. Ein selbstbewusstes Auftreten ist wichtig, um dem Prüfer schnell und effizient alle nötigen Informationen zu übermitteln. Zudem solltest du im Hinterkopf behalten, dass eine Kassennachschau in der Gastronomie keine steuerstrafrechtliche Ermittlung ist – sondern eben eine Prüfung. Du bist also kein Verdächtiger.
• Begleite den Prüfer bei jedem Schritt. Schau dir das Vorgehen des Prüfers genau an. Begleite jeden Schritt und liefer proaktiv Dokumente und Belege. Im Anschluss der Kassennachschau solltest du zudem unbedingt ein Protokoll verlangen.
• Kontaktiere deinen Steuerberater. Fachliche Unterstützung ist wichtig. Daher solltest du schnellstmöglich deinen Steuerberater kontaktieren.
• Achte bei der Kommunikation auf Know-how. Geschäftliche Informationen sollten ausschließlich von einem geschulten Mitarbeiter (oder vom Geschäftsführer selbst) an den Prüfer weitergegeben werden. 

Du weißt jetzt, wie du dich bei einer Kassennachschau in der Gastronomie verhalten solltest. Aber ist es möglich, eine Kassennachschau zu verweigern? Das schauen wir uns im nächsten Abschnitt genauer an. 

Darf ich eine Kassennachschau verweigern?

Natürlich ist es möglich, eine Zutrittsverweigerung auszusprechen und eine Kassennachschau zu verweigern. In der Regel kommt es dann aber direkt im Anschluss zu einer sogenannten Außenprüfung. Und diese fällt meist zum Nachteil des Gastro-Betreibers aus. 

Du solltest daher in jedem Fall proaktiv handeln und täglich sicherstellen, dass du alle notwendigen Dokumente rechtskonform aufbewahrst, um bei einer Kassennachschau in der Gastronomie zu jedem Zeitpunkt stressfrei reagieren zu können.

Moderne Kassensoftware für die Gastronomie hilft dir dabei, die notwendigen Dokumente strukturiert, geordnet und rechtskonform zu archivieren. Du willst wissen, wie genau dir ein innovatives Kassensystem helfen kann? 

• Hier findest du einen Überblick zu allen wichtigen Funktionen
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Wie bereitest du dich aber nun am besten auf die Kassennachschau in der Gastronomie vor und was muss man bei einer Kassennachschau beachten? Im nächsten Abschnitt zeigen wir es dir.

Checkliste: Wie bereite ich mich auf eine Kassennachschau vor?

Unternehmer in der Gastronomie sollten sich frühzeitig auf eine Kassennachschau vorbereiten, um hohe Geldstrafen und Stress mit dem Finanzamt zu vermeiden. Auf der Website des Bundesfinanzministeriums wird klar definiert, dass Daten jederzeit für Prüfungszwecke im Rahmen einer Außenprüfung oder Nachschau in engem zeitlichen Zusammen­hang zur Verfügung gestellt werden müssen.

Damit du dir einen Überblick zur Vorbereitung auf die Kassennachschau in der Gastronomie verschaffen kannst, haben wir dir eine Tabelle mit den wichtigsten Punkten erstellt. Die Tabelle kannst du als clevere Checkliste nutzen, um bestmöglich auf eine anstehende Nachschau vorbereitet zu sein.

Kassennachschau Checkliste für die Gastronomie 

Wir haben dir ein Kassennachschau Merkblatt in Form einer Tabelle erstellt. Hier findest du Informationen zur ordnungsgemäßen Kassenführung, zu geforderten Unterlagen und zur logistischen Vorbereitung. 

Ordnungsgemäße Kassenführung	Notwendige Unterlagen	Logistische Vorbereitung
Jeder Kassiervorgang muss mit der Erstellung eines Bons abgeschlossen werden (hier findest du alle Infos zur Kassenbon Pflicht)Täglicher KassenabschlussKorrektes KassenbuchErstelle regelmäßig ein KassenzählprotokollHalte dich an die Aufbewahrungsfristen von Tagessummenbons (Z-Bons), Buchungsbelegen und EinzelbelegenLass dich von deinem Steuerberater in puncto GoBD, KassenSichV, Belegausgabepflicht, und Meldepflicht auf den neuesten Stand bringen	Sorge für eine leichte Nachprüfbarkeit hinsichtlich der einzelnen BelegeAm besten übergibst du dem Prüfer einen aktuellen USB-Stick mit allen BelegenDazu gehören z. B. die Anmeldung der Registrierkasse beim Finanzamt, das Benutzerhandbuch, die Programmieranleitung, eine Verfahrensdokumentation sowie eine eindeutige Identifizierung der Kasse	Definiere zu Beginn, wer die Kassennachschau mit dem Prüfer durchführt (wie zuvor erwähnt, sollten ausschließlich geschulte Personen mit Prüfern kommunizieren)Sorge für einen leichten Zugang zu den relevanten DokumentenStelle bestenfalls einen Raum für den Prüfer zur Verfügung, damit er die Prozesse im Gastro-Betrieb nicht störtStelle diesen Blog-Beitrag jedem deiner Mitarbeiter zur Verfügung, damit sie wissen, was ein Prüfer darf, wie man sich am besten verhält und was bei einer Kassennachschau passiertSorge für regelmäßige Updates deines Kassensystems

Um wirklich auf der sicheren Seite zu sein, solltest du in ein modernes Kassensystem investieren. Die gute Nachricht: Die moderne Gastro Kassensoftware von helloGast kannst du jetzt direkt kostenlos und unverbindlich testen!

Kann ich nach einer Kassennachschau Einspruch erheben?

Ja. Gegen die Kassennachschau in der Gastronomie kann Einspruch erhoben werden. Und das sogar an Ort und Stelle. Die Überprüfung selbst wird von diesem Einspruch jedoch nicht unterbrochen. Nachdem die Prüfung abgeschlossen ist, wird eine Verwaltungsakte erstellt. Hierbei kann es zudem zu geänderten Steuerbescheiden kommen. Gegen diese Feststellungen können Gastronomen Einspruch erheben.

Was ist die Verfahrensdokumentation für die Kassennachschau?

Bei der Verfahrensdokumentation handelt es sich um einen Bestandteil der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). 

Grundlegend geht es dem Staat darum, Manipulationen aufzudecken, um Steuerhinterziehungen zu verhindern. Die sorgfältige Verfahrensdokumentation bildet hierbei einen wichtigen Bestandteil der GoBD. Sie ist also nicht nur für die Kassennachschau relevant, sondern gilt als Rahmen für alle weiteren behördlichen Prüfungen.

Als Gastronom solltest du deine Arbeitsanweisungen also stets lückenlos, strukturiert und detailliert dokumentieren. Unter anderem wird in der Verfahrensdokumentation z. B. beschrieben, wie Belege erstellt und Kassendaten erfasst werden. 

Ist die Verfahrensdokumentation nicht aussagekräftig genug oder unschlüssig und unvollständig, kann das zu einer genaueren Prüfung führen. Finanzbeamte gehen dann in den „Suchmodus“ über und schauen bei ihrer Überprüfung besonders genau hin. 

Welche Strafen drohen mir bei einer Kassennachschau?

In § 379 Abs. 1 Nr. 3 der Abgabenordnung wurden Bußgelder festgesetzt, die Gastronomen zahlen müssen, wenn sie eine sogenannte Steuergefährdung begehen. Ordnungswidrig handelt grundsätzlich jeder, der hinsichtlich der Kassenführung und Belegerstellung vorsätzlich oder leichtfertig handelt.

Hier findest du Beispiele für Bußgelder, die im § 379 AO festgelegt wurden:

• Für die Ausstellung unrichtiger Belege werden 5.000 Euro gefordert
• Eine unkorrekte Aufzeichnung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen und Betriebsvorgängen kostet 25.000 Euro
• Die nkorrekte Nutzung von Aufzeichnungssystemen wird mit 25.000 Euro bestraft
• Bei der inkorrekten Nutzung der TSE werden 25.000 Euro Bußgeld erhoben
• 25.000 Euro für die Nutzung nicht-konformer Systeme oder Software

Fünfstellige Bußgelder stehen sicherlich nicht auf deiner Wunschliste, oder? Viele Gastronomen haben bei der Kassennachschau Erfahrungen gemacht, die nicht gerade angenehm waren. 

Daher ist es wichtig, dass du in deinem Gastro-Betrieb auf ein sicheres und innovatives Kassensystem setzt. Das Gastronomie Kassensystem von helloGast überzeugt vor allem durch eine einfache Bedienung und die automatische Aufzeichnung deines Kassenbuches. Und das beste daran? Du kannst die clevere helloGast Kassensoftware völlig kostenlos testen.

Wichtig: Wende dich für alle steuerlichen Fragen an deinen Steuerberater

Bitte schau dir die in diesem Beitrag genannten Themenpunkte detailliert mit deinem Steuerberater an, um individuelle Fragen frühzeitig zu klären. Nur so stellst du sicher, dass du alle Anforderungen in deinem Gastro-Betrieb erfüllst und auch wirklich professionell auf eine Kassennachschau reagierst.

Fazit: Die Kassennachschau in der Gastronomie solltest du auf keinen Fall unterschätzen

In unserem Beitrag zur Kassennachschau in der Gastronomie haben wir dir in erster Linie gezeigt, welche Faktoren besonders wichtig sind. Auf die Beschaffenheit und Aktualität deines Kassensystems solltest du in jedem Fall besonders viel Wert legen. 

Außerdem weißt du jetzt, wie du dich bei einer Prüfung durch einen Finanzbeamten verhalten musst und welches Know-how notwendig ist, um auf Augenhöhe mit dem Prüfer zu kommunizieren. Stelle auf jeden Fall sicher, dass du Belege und relevante Dokumente strukturiert und leicht nachprüfbar archivierst. Denn es drohen hohe Bußgelder bis 25.000 Euro, wenn eine Kassennachschau zu deinem Nachteil ausfällt.

Ein hochwertiges Kassensystem hilft dir bei der Organisation deiner Dokumente und sorgt für effiziente Prozesse in deinem Gastro-Betrieb. Neben rechtlichen Thematiken gibt es auch noch einige andere Dinge, die du beim Kauf einer Registrierkasse beachten solltest. Um dir die Suche zu erleichtern, haben wir für dich ein umfangreiches Whitepaper mit Tipps und Tricks erstellt. Zum Download geht es hier entlang: helloGast Gastronomie Kassensystem Guide

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Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.