Du möchtest wissen, wie ein digitaler Kassenbon in der Gastronomie aussieht und welche Auswirkungen er auf deinen Gastro-Betrieb wirklich hat? Wir liefern dir hilfreiche Antworten und sogar ein Kassenbon Muster.
In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf das Thema digitaler Kassenbon in der Gastronomie und erklären dir, wie eine papierlose Belegausgabe in Deutschland funktioniert. Außerdem zeigen wir dir, welche Infos auf einen e-Bon gehören. Du weißt im Anschluss also genau, auf welche Kassenbon Bestandteile du achten musst.
Du hast noch offene Fragen zur Bonpflicht in Deutschland? Dann schau dir am besten unseren ausführlichen Artikel über die Bonpflicht und das Bonpflicht Gesetz an.
Digitaler Kassenbon Gastronomie: So sieht der Aufbau aus
Ein papierloser Kassenbon in der Gastronomie muss einige wichtige Pflichtangaben enthalten. Nur mit diesen Angaben kannst du die deutschen Behörden wirklich zufriedenstellen.
Also, wie muss ein Kassenbon aussehen?
Folgendes muss auf deinem Gastronomie Kassenbon stehen:
- Adresse und Name deines Gastro-Betriebs
- Art und Anzahl der Getränke und Speisen
- Korrektes Datum und genaue Uhrzeit der Transaktion
- Zahlbetrag sowie Steuerbetrag
- Fortlaufende (!) Rechnungs- bzw. Transaktionsnummer (auch Kassenbon Belegnummer)
- Seriennummer vom Kassensystem oder des Sicherheitsmoduls (Technische Sicherheitseinrichtung)
Nachfolgend findest du ein Kassenbon Muster. Daran kannst du schnell und einfach prüfen, ob dein Kassenbon alle Bestandteile vom Kassenbeleg beinhaltet. Das Kassenbon Muster dient außerdem als perfekte Kassenbon Vorlage zum Ausdrucken.
Kassenbon: Was muss drauf? Dein Muster mit Kassenbon Mindestangaben:
Auf dieser Kassenbeleg Vorlage siehst du alle notwendigen Infos, die auch auf deinem Kassenzettel stehen sollten. Du hast Fragen zu den Themen Kassenbon und Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)? Dann schau dir unbedingt unsere Blog Artikel zur Technischen Sicherheitseinrichtung für die Gastronomie an:
Jetzt weißt du, welche Inhalte ein digitaler Kassenbon in der Gastronomie unbedingt enthalten muss. Wenn du ganz genau wissen willst, wie das Bundesministerium der Justiz die Ausstellung von Rechnungen beschreibt, schau dir den Gesetzestext an.
Lass uns jetzt einen Blick auf die weiteren Vorteilen digitaler Kassenzettel werfen.
Digitaler Kassenbon für die Gastronomie: Anforderungen, Funktion und Vorteile
Das Bundesministerium für Finanzen hat in einem Schreiben die Nutzung digitaler Kassenbons in der Gastronomie thematisiert und ist auf die einzelnen Anforderungen eingegangen. Folgende Kriterien wurden definiert:
- Kostenfreiheit: Digitaler Kassenbon muss von Gästen mit einer frei zugänglichen Software aufgerufen werden können.
- Einverständnis: Gäste, die den Kassenbon digital erhalten, müssen vorher die Einverständnis zur digitalen Übermittlung geben.
- Format: Gastronomen müssen zur Erstellung des digitalen Kassenbons allgemein übliche Formate wählen. Ein paar Beispiele: JPG, PNG, PDF.
- Übermittlung: Die Übermittlung des digitalen Kassenbons kann über verschiedene Medien erfolgen. Im Schreiben werden folgende Beispiele aufgeführt: Download-Link, Kassenbon als QR-Code, E-Mail, NFC.
Mit dem innovativen Kassensystem von helloGast kannst du problemlos digitale Belege erstellen, verwalten und bei Bedarf auch versenden. Aber das ist nicht alles. Eine moderne Gastro-Software sorgt durch digitale Tools und Funktionen für optimierte Abläufe in deinem Gastro-Betrieb und bringt etliche weitere Vorteile in dein Unternehmen.
Du weißt jetzt, welche Kriterien das Bundesamt für Finanzen hinsichtlich digitaler Kassenzettel festgelegt hat. Nachfolgend werfen wir einen genaueren Blick auf den digitalen Bon und seine Vorteile.
Was ist ein e-Bon?
Ein e-Bon kann als Kassenzettel im E-Mail-Format beschrieben werden. Auch der Abruf über einen QR Code ist möglich. Im Einzelhandel (z. B. bei REWE) ist der e-Bon bereits im Einsatz.
Hier können sich Kunden bequem anmelden und ihre Kassenzettel per E-Mail erhalten. Die großen Vorteile für den Empfänger eines digitalen Kassenbons:
- die getätigten Ausgaben sind direkt in digitalisierter Form vorhanden und
- es entsteht keine nervige Zettelwirtschaft.
Auch in der Gastronomie könnte diese Art der Belegübermittlung bald zum Standard werden. Eine clevere Möglichkeit Kundenbindung zu betreiben wäre hier zum Beispiel das Angebot von lukrativen Gutscheinen im Tausch gegen die E-Mail-Adresse des Gastes.
Die moderne Kassensoftware von helloGast bietet verschiedene kreative Tools, mit denen du Gäste in Stammgäste verwandeln kannst.
Wie funktioniert der digitale Kassenbon?
Bevorzugt der Gast einen digitalen Kassenbon, kann dieser nach dem Bezahlvorgang einfach via QR Code ans Smartphone übermittelt werden. Eine Übermittlung via E-Mail oder anderen Messenger-Diensten ist jedoch auch möglich.
In der Regel wird der digitale Kassenbon im PDF-Format zur Verfügung gestellt. So wird sichergestellt, dass der Gast den Beleg jederzeit problemlos öffnen kann. Wie weiter oben bereits erwähnt, hat das Bundesamt für Finanzen zudem Formate wie PDF, PNG und JPG als „allgemein übliche Formate“ definiert.
Mit helloGast, dem Gastronomie Kassensystem von helloCash, kannst du auf Knopfdruck digitale Rechnungen erstellen und sie per E-Mail oder WhatsApp an deine Gäste versenden. Außerdem kannst du deinen Kassenbon selbst gestalten – du erstellst in nur 5 Schritten einzigartige Belege, die sich sehen lassen können.
Ein digitaler Kassenbon in der Gastronomie liefert direkt mehrere Vorteile
- Vermeidung von hohen Kosten:
Täglich landen in der Gastronomie etliche Bons in Papierform im Müll. Den Kassenbon richtig entsorgen? Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld.
- Einsparung von Papiermüll:
Kurz und knapp: Kassenbons sind umweltschädlich. Denn das Drucken von Bons erzeugt immens viel Papiermüll. Das Umweltbundesamt wies kürzlich darauf hin, dass die Herstellung von Thermopapier immens viel Holz, Wasser und Energie erfordert. Zudem enthalten viele Thermopapiere giftige Inhaltsstoffe. Daher ist die Entsorgung vom Kassenbon ins Altpapier nicht möglich.
- Elektronisch verfügbare Daten:
Digitale Kassenbons sind jederzeit abrufbar und enthalten Informationen, die schnell und einfach via Suchfunktion gefunden werden können. Den Kassenbon vor ausbleichen schützen? Diese Sorge gehört der Vergangenheit an.
- Schneller, digitaler Prozess:
Die Übermittlung digitaler Kassenbons in der Gastronomie ist um einiges schneller, als der Druck von Belegen aus Papier. Und keine Sorge: du kannst deinen Kassenbon selber ausdrucken, auch wenn du lediglich auf die digitale Ausführung zugreifen kannst.
Kassenbon entsorgen: Warum dürfen Kassenbons nicht ins Altpapier?
In unserem Artikel zur Kassenbon Pflicht in der Gastronomie haben wir bereits kritisiert, dass durch die Belegausgabepflicht unnötig viel Müll entsteht. Hinzu kommt, dass es sich beim Kassenbon Thermopapier nicht um gewöhnliches Papier handelt.
Viele Thermopapiere enthalten nämlich giftige Inhaltsstoffe wie Bisphenol A (kurz BPA) oder neuerdings auch Bisphenol S.
Das Umweltbundesamt (UBA) geht detailliert auf die umweltschädliche Wirkung von BPA ein und weist darauf hin, dass der Stoff in der EU besonders besorgniserregend eingestuft wurde. Und das ist kein Wunder: BPA steht nämlich unter Verdacht, hormonell wirksam zu sein. Aus diesem Grund ist die Verwendung von BPA-haltigem Thermopapier seit Januar 2020 weitestgehend untersagt.
Entsorge der Umwelt zuliebe Kassenbons also nicht im Altpapier, sondern im Restmüll, oder übermittle sie am besten gleich digital.
Gültigkeit von Kassenbons: Das musst du wissen
In diesem Abschnitt schauen wir uns an, wie es mit der Gültigkeit von Kassenbons aussieht und worauf du diesbezüglich achten musst. Lass uns direkt mit einer der häufigsten Fragen beginnen, die im Zusammenhang mit der Gültigkeit von Kassenbons aufkommt.
Ist ein Kassenbon eine Rechnung?
Unter bestimmten Voraussetzungen ist ein Kassenbon eine Rechnung. Diese Voraussetzungen werden im Umsatzsteuergesetz (UmStG) definiert. Genauer: in § 14 UmStG – Ausstellung von Rechnungen.
Hier heißt es unter anderem: „Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“
Einen Unterschied zwischen Kassenbon und Rechnung gibt es daher nur dann, wenn auf deinem Kassenbon zu wenige Informationen enthalten sind. Weiter oben in diesem Artikel findest du wertvolle Informationen zum Aufbau eines rechtsgültigen Kassenbons.
Außerdem ist wichtig zu betonen, dass es egal ist, wie ein Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.
- Ist der Kassenzettel eine Quittung?
- Ist der Kassenbon eine Rechnung?
- Oder ist der Kassenbeleg ein Bon?
Im Grunde ist die Bezeichnung deines Kassenbons in Bezug auf das Gesetz irrelevant. Wie so oft kommt es auf den Inhalt an.
Zum Thema „Digitaler Kassenbon für die Gastronomie“ heißt es im Gesetzestext übrigens:
„Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln.“
Solange dein Gast der digitalen Übermittlung zustimmt, kannst du ihm den Kassenbon also auch elektronisch zustellen (z. B. per E-Mail).
Kann man ohne Kassenbon umtauschen?
Diese Frage lässt sich pauschal nicht beantworten. Zunächst müssen wir uns genau anschauen, ob es sich um eine Reklamation mit Gewährleistungsanspruch handelt oder ob lediglich „Nichtgefallen“ der Grund für den Umtausch ist. Die Frage: „Kann man ohne Kassenbon reklamieren?“ spielt also auch eine wichtige Rolle.
Für den Umtausch einer mangelhaften Ware wird prinzipiell weder ein Kassenbon noch eine Originalverpackung benötigt. Denn eine Reklamation in Verbindung mit mangelhafter Ware löst automatisch einen Gewährleistungsanspruch aus. Aber Achtung: Ohne Kassenbon ist es schwierig zu beweisen, dass der entsprechende Artikel auch wirklich im jeweiligen Geschäft gekauft wurde. Deshalb kann es trotzdem sein, dass eine Reklamation abgelehnt wird.
Anders ist es bei einer Garantie. Wurde der Kassenbon verloren ist Garantie häufig recht schwierig zu beanspruchen. Denn eine Garantie wird aus Kulanz vom jeweiligen Unternehmen gewährt. Die Lösung hier? In manchen Fällen kann man sich den Kassenbon nachdrucken lassen, um Waren umzutauschen. Das ist natürlich um ein vielfaches leichter, wenn man ein Kundenkonto hat. Dann können im Normalfall alle bisherigen Käufe aufgerufen werden.
Wir halten also fest: ohne Kassenbon Waren zurückgeben ist nicht immer leicht. Es hängt aber vor allem davon ab, ob es sich um eine Reklamation oder einen Garantiefall handelt. Ein Kundenkonto mit Einkaufshistorie ist hier definitiv von Vorteil.
Sind kopierte Kassenbons gültig?
Kopierte Kassenbons in Form von Handybildern, Scans oder Papier-Kopien werden vor Gericht laut Stiftung Warentest noch nicht akzeptiert. Warum? Nun, Scans oder Fotokopien seien im Vergleich zum Original vom Beweiswert nicht ebenbürtig.
Vor Gericht werden daher nur originale Kassenbons anerkannt. Daher ist es wichtig, diese richtig aufzubewahren. Im nächsten Abschnitt zeigen wir dir, worauf du achten musst.
Klassischen Kassenbon aufbewahren: Darauf musst du unbedingt achten
Wer Kassenzettel richtig aufbewahren will, sollte auf jeden Fall die direkte Lichteinstrahlung vermeiden. Denn Thermopapier reagiert auf Licht – Kassenbons verblassen daher sehr schnell, wenn du sie einfach so auf dem Tisch liegen lässt.
Die Kassenbon Aufbewahrungspflicht sorgt nun aber dafür, dass du Kassenzettel in jedem Fall für eine gewisse Zeit aufbewahren musst. Hier findest du ein paar wertvolle Tipps diesbezüglich:
Warum verblassen Kassenbons?
Sobald Kassenzettel länger in der Sonne liegen, kommen die verwendeten Farbmittel mit energiereichen UV-Photonen in Kontakt. Das Ergebnis: auf Dauer verblasst die schwarze Farbe. Aus diesem Grund ist ein Kassenbon nicht mehr lesbar, wenn er für längere Zeit mit Sonnenlicht in Kontakt kommt.
Du möchtest einen Kassenbon wieder sichtbar machen? Dann hast du folgende Möglichkeiten:
- Du kannst das Thermopapier von der Rückseite mit einem Heißluftgerät bearbeiten oder
- vorsichtig ein Bügeleisen verwenden, um den Thermodruck wieder sichtbar zu machen.
Beide Herangehensweisen sind aber mit Vorsicht zu genießen. Denn bei einem Kassenzettel handelt es sich natürlich noch immer um Papier. Die Gefahr, dass der Kassenbon durch Bearbeitung mit Hitze zerstört wird, ist groß. Achte aber nicht nur auf den Bon, sondern auch auf die Umgebung, wo du dieses Vorgehen testest.
Wo sollte der Kassenbon aufbewahrt werden?
Am besten lagerst du deine Kassenzettel in einem dunklen Raum und nutzt Schachteln oder Ordner zur Organisation. Wenn du deine Kassenbons in einem Ordner aufbewahren möchtest, solltest du keine Klarsichthüllen verwenden, da diese Weichmacher enthalten. Hierdurch wird das Altern des Papiers nur unnötig beschleunigt.
Tipp: Nutze du ein modernes Kassensystem, um deine Kassenbons sicher aufzubewahren. Schau doch direkt mal, welche Vorteile dir die intelligente Kassensoftware von helloGast bietet: zu den helloGast Funktionen
Wie lange muss ich einen Kassenbon aufbewahren?
Für Gastronomen, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Genau genommen ist diese Frist bei folgenden Dokumente anzuwenden:
- Aufzeichnungen,
- Jahresabschlüsse,
- Inventare,
- Eröffnungsbilanzen,
- Lageberichte,
- Bücher,
- Organisationsunterlagen und
- Arbeitsanweisungen.
Alternative zum digitalen Kassenbon: Hochwertige Bons für deinen Gastro-Betrieb
Natürlich wird es Gäste geben, die den digitalen Kassenbon ablehnen. In solchen Fällen muss eine Alternative her. Die meisten Gastronomen nutzen ohnehin bereits eine Kombination aus Kassensystem und Bondrucker. So kann der Kassenbon oder Bewirtungsbeleg direkt im Restaurant gedruckt werden.
Tipp: Um hochwertige Kassenbons zu drucken, solltest du ausschließlich Qualitätspapier nutzen.
Im helloCash Online Shop kannst du eine hochwertige Kassenbonrolle bestellen und deinen Gästen problemlos eine Alternative zum digitalen Kassenbon bieten.
Wichtig: Für alle rechtlichen Fragen den Steuerberater kontaktieren
Ob „digitaler Kassenbon für die Gastronomie“ oder „Technische Sicherheitseinrichtung“ – auf unserem Blog geben wir dir wertvolles Know-how zu verschiedenen Themen an die Hand.
Bitte beachte aber, dass es sich hierbei nie um eine rechtliche Beratung handelt. Bei Unklarheiten solltest du also immer deinen Steuerberater kontaktieren. Hier kannst du deine individuellen Fragestellungen sicher und vor allem auf dich und deine Situation abgestimmt klären.
Fazit: Der digitale Kassenbon in der Gastronomie vereinfacht deine Geschäftsprozesse
Du weißt jetzt, welche Informationen auf einem digitalen Kassenbon nicht fehlen dürfen, wie du digitale Kassenzettel erstellen kannst und welche gesetzlichen Rahmenbedingungen du kennen musst. Außerdem haben wir dir in diesem Artikel gezeigt, durch welche Vorteile ein digitaler Kassenbon punktet.
Du möchtest jetzt deine eigenen digitalen Belege erstellen? Dann schau dir direkt mal den Funktionsumfang vom helloGast Kassensystem an. Etliche erfolgreiche Gastronomen setzen bereits auf ein smartes Kassensystem, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und digitalen Kassenbons zu erstellen. Wenn auch du die Vorteile einer cleveren Kassen-Software nutzen möchtest, dann teste noch heute helloGast!
Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.
