Die Kassennachschau in der Gastronomie ist ein bekanntes Instrument für die Überprüfung des Betriebsablaufs. Durchgeführt wird diese Nachschau von speziell ausgebildeten Prüfern, die sich den Ablauf vor Ort ansehen und dann einen Bericht verfassen.
In diesem Beitrag findest du alle notwendigen Infos, damit du bestmöglich auf eine Kassennachschau in der Gastronomie in Österreich vorbereitet bist. Lass uns am besten direkt loslegen!
Was ist eine Kassennachschau?
Die Kassennachschau ist ein wichtiger Bestandteil der betriebswirtschaftlichen Überwachung in der Gastronomie. Dabei handelt es sich um eine regelmäßige Prüfung der Kassenbücher und -belege, um sicherzustellen, dass alle Einnahmen korrekt verbucht wurden.
In Österreich sind Gastronomen verpflichtet, ihre Kassen regelmäßig von einem unabhängigen Prüfer überprüfen zu lassen.
Wie kann man sich auf eine Kassennachschau vorbereiten?
Um sich bestmöglich auf eine Kassennachschau vorzubereiten, sollten Gastronomen verschiedene Punkte beachten. Am wichtigsten sind die notwendigen Dokumente, die bei einer Prüfung schnell und unkompliziert vorgezeigt werden müssen.
Nachfolgend zeigen wir dir, wie du dich auf eine Kassennachschau vorbereitest:
- Alle relevanten Unterlagen sollten griffbereit sein. Dazu gehören die letzten drei Jahresabschlüsse, der aktuelle Lagebericht, der Geschäftsplan, die Liste der wesentlichen Betriebsabläufe sowie die Unterlagen zu allen relevanten Verträgen. Auch die Bedienungsanleitung deiner Registrierkasse solltest du vorlegen können.
- Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die bevorstehende Kassennachschau in der Gastronomie informiert sind. Sie sollten wissen, was zu tun ist, falls die Prüfer Fragen haben oder Unklarheit herrscht. Am besten übernimmt ein besonders geschulter Mitarbeiter die Kommunikation, damit es nicht zu Missverständnissen kommt.
- Alle Kassen sollten vor der Nachschau gereinigt und aufgeräumt werden. Bei elektronischen Registrierkassen ist es außerdem ratsam, einen aktuellen Kassenbericht zu erstellen. Da eine Kassennachschau in der Gastronomie aber in den meisten Fällen unangekündigt erfolgt, solltest du bestenfalls eine Routine etablieren, damit in puncto Kassensystem immer alles ordentlich und sauber ist.
- Wie zuvor bereits beschrieben werden die Prüfer in der Regel unangemeldet vorbeikommen. Daher ist es wichtig, dass immer jemand im Betrieb ist, der die Prüfer empfangen und ihnen bei der Durchführung der Nachschau behilflich sein kann.
- Nutze ein modernes Kassensystem, um alle Belege und Dokumente schnell und leicht nachprüfbar präsentieren zu können.
Was passiert bei einer Kassennachschau?
Wenn die Prüfer vor Ort sind, werden sie zunächst einige allgemeine Fragen stellen. Dazu gehören zum Beispiel Fragen nach dem Geschäftsmodell, der Zielgruppe oder den wesentlichen Betriebsabläufen.
Danach erfolgt eine genauere Prüfung der Kassenunterlagen. Dabei werden die Prüfer alle Belege und Quittungen genau unter die Lupe nehmen. Zudem werden sie versuchen, möglichst viele Gespräche mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu führen.
Abschließend wird ein Bericht verfasst, in dem die Prüfer ihre Beobachtungen und Ergebnisse festhalten. Sollten Fehler oder Unregelmäßigkeiten festgestellt worden sein, werden Gastronomen in der Regel zunächst einmal verwarnt. In schwerwiegenderen Fällen kann es aber auch zu einer Geldstrafe oder sogar zur Schließung des Betriebs kommen.
Kassennachschau Ablauf: Darauf achten die Prüfer
- Ist die Gastronomie Registrierkasse für den Betrieb geeignet?
- Ist die eingesetzte Kassensoftware auf dem neuesten Stand?
- Erfüllt das Kassensystem die gesetzlichen Anforderungen? (Stichwort Signatur)
- Werden die geschäftlichen Daten gesetzeskonform archiviert und dokumentiert?
- Liegt eine Bedienungsanweisung in Papierform vor?
- Wird täglich ein Kassenabschluss gemacht?
- Gibt es Tagesbons mit fortlaufender Nummerierung?
- Werden die Privatentnahmen korrekt dokumentiert?
- Liegen die Aufzeichnungen auf einem maschinell auswertbaren Datenträger bereit?
Wie du siehst gibt es etliche Faktoren, die sich Prüfer bei einer Kassennachschau in der Gastronomie ganz genau anschauen.
Daher unser Tipp: Bewahre alle relevanten Dokumente immer griffbereit und gesammelt auf. Denn die geforderten Informationen müssen vor allem eines sein: gut sortiert und leicht auswertbar. So vermeidest du unnötigen Stress mit dem Finanzamt.
Ein modernes Kassensystem für die Gastronomie hilft dir bei der Organisation und nimmt dir einiges an Arbeit ab. In diesem Registrierkassen Test für die Gastronomie haben wir dir die besten Gastronomie Kassensysteme vorgestellt.
Was darf das Finanzamt bei einer Kassennachschau in Österreich?
In Österreich ist das Finanzamt bei einer Kassennachschau in der Gastronomie dazu berechtigt, die Unterlagen der letzten drei Jahre zu überprüfen. Auch Gespräche mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind erlaubt, allerdings muss hier ein Dolmetscher anwesend sein, falls es Sprachbarrieren gibt. Bei Verdacht auf Betrug oder Steuerhinterziehung kann das Finanzamt die Gastronomie auch beschlagnahmen.
Laut WKO läuft eine Kassennachschau in Österreich seit dem 01.04.2017 folgendermaßen ab:
- Der Prüfer verlangt einen Ausdruck eines sogenannten Nullbelegs sowie den Export des Datenerfassungsprotokolls.
- Das Datenerfassungsprotokoll muss in einem speziellen Format vorliegen, damit der Prüfer es in sein Kontrollgerät importieren kann.
- Hierdurch kann er alle Signaturen auf Richtigkeit prüfen.
Du weißt jetzt, wie sich das Finanzamt in Österreich bei einer Kassennachschau in deinem Gastro-Betrieb verhalten darf – aber wie solltest du dich bestmöglich verhalten, wenn es zu einer solchen Prüfung kommt? Das schauen wir uns im nächsten Abschnitt an.
Wie verhalte ich mich bei einer Kassennachschau?
Wenn du weißt, dass die Prüfer bald vorbeikommen, solltest du dich und dein Team gut auf die Nachschau vorbereiten. Alle wesentlichen Unterlagen sollten bereitliegen und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten informiert sein.
Während der Nachschau ist es wichtig, ruhig zu bleiben und sich nicht von den Prüfern einschüchtern zu lassen. Sollte es zu Fragen oder Unklarheiten kommen, kannst du dich an deinen Steuerberater wenden.
Wichtig: Ein guter Draht zum professionellen Steuerberater sorgt für Sicherheit
Bitte schau dir die in diesem Beitrag genannten Themenpunkte detailliert mit deinem Steuerberater an, um individuelle Fragen frühzeitig zu klären. Nur so stellst du sicher, dass du alle Anforderungen in deinem Gastro-Betrieb erfüllst und auch wirklich professionell auf eine Kassennachschau reagierst.
Leitfaden: Wie verhalte ich mich bei einer Kassennachschau?
Grundlegend sollten sich Unternehmer bei einer Kassennachschau immer kooperativ verhalten. Zudem ist es wichtig, den Prüfer jederzeit zu begleiten, um alle seine Schritte nachvollziehen zu können.
Nachfolgend geben wir dir 4 wichtige Tipps, um die Kassennachschau bestmöglich zu überstehen.
- Sei kooperativ – aber auf Augenhöhe. Ein selbstbewusstes Auftreten ist wichtig, um dem Prüfer schnell und effizient alle nötigen Informationen zu übermitteln. Zudem solltest du im Hinterkopf behalten, dass eine Kassennachschau in der Gastronomie keine steuerstrafrechtliche Ermittlung ist – sondern eben eine Prüfung. Du bist also kein Verdächtiger.
- Begleite den Prüfer bei jedem Schritt. Schau dir das Vorgehen des Prüfers genau an. Begleite jeden Schritt und liefere proaktiv Dokumente und Belege. Im Anschluss der Kassennachschau solltest du zudem unbedingt ein Protokoll verlangen.
- Kontaktiere deinen Steuerberater. Fachliche Unterstützung ist wichtig. Daher solltest du schnellstmöglich deinen Steuerberater kontaktieren.
- Achte bei der Kommunikation auf Know-how. Geschäftliche Informationen sollten ausschließlich von einem geschulten Mitarbeiter (oder vom Geschäftsführer selbst) an den Prüfer weitergegeben werden.
In welchem Gesetz in Österreich wird die Kassennachschau geregelt?
In Österreich steht die Kassennachschau in der Gastronomie in enger Verbindung mit § 132a BAO und der Registrierkassenverordnung. Dir schwirren gerade etliche Fragezeichen im Kopf herum? Keine Sorge. Nachfolgend findest du eine kurze Zusammenfassung zum Thema Kassenführung:
- Für Betriebe mit mehr als 15.000 Euro Umsatz und davon 7.500 Euro Bareinnahmen gilt die Registrierkassenpflicht (alle Infos hierzu findest du in unserem Blog-Beitrag zum Thema RKSV)
- Gastronomen müssen eine laufende Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben sicherstellen (sog. Einzelaufzeichnungspflicht)
- Gemäß § 5 Abs. 1 Registrierkassensicherheitsverordnung muss ein Manipulationsschutz bestehen
Um auf der sicheren Seite zu sein, solltest du dich unbedingt auch über das Thema Kassenbonpflicht in der Gastronomie informieren.
Okay, du kennst jetzt die verschiedenen Gesetzestexte zum Thema. Im nächsten Abschnitt beschäftigen wir uns mit der Frage, ob du etwas gegen die Kassennachschau in deinem Gastro-Betrieb unternehmen kannst.
Kann ich nach einer Kassennachschau Einspruch erheben?
In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass Gastronomen gegen eine Kassennachschau Einspruch erheben. Dabei ist es aber wichtig zu wissen, dass du dich nur aus zwei Gründen gegen eine Nachschau wehren kannst:
- Wenn die Prüfer kein berechtigtes Interesse an der Nachschau haben
- Wenn dir als Gastronom nicht genügend Zeit für die Vorbereitung und Durchführung der Nachschau bleibt
Wichtig: Du solltest dir immer klar machen, dass eine erfolgreiche Verweigerung der Kassennachschau relativ selten ist.
Wenn du dich gegen die Nachschau wehrst und der Prüfer kein berechtigtes Interesse nachgewiesen werden kann, muss er die Nachschau abbrechen. Wie bereits erwähnt, ist das aber sehr selten.
In allen anderen Fällen läuft die Kassennachschau normal weiter und es können im schlimmsten Fall Sanktionen auf dich zukommen.
Welche Strafen drohen bei einer unzureichend vorbereiteten Kassennachschau?
Die Strafen bei einer unzureichend vorbereiteten oder gar verweigerten Kassennachschau können sehr hoch ausfallen. Neben Bußgeldern in Höhe von mehreren tausend Euro kann es in schweren Fällen auch zu einer Haftstrafe kommen. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich gründlich mit der Thematik auseinanderzusetzen und die Nachschau ernst zu nehmen.
Ordnungsgemäße Kassenführung dank moderner Kassensoftware
Eine korrekte und vollständige Kassenführung ist für Gastronomen in Österreich Pflicht. Egal ob du einen kleinen Imbissbetrieb, ein Café oder ein großes Restaurant führst – bei der Kassennachschau wirst du auf jeden Fall auf die Probe gestellt. Dank moderner Kassensoftware musst du dich aber nicht mehr mit lästigen Papierbelegen herumschlagen und kannst so sicherstellen, dass alle Umsätze ordnungsgemäß erfasst werden.
Hier erfährst du mehr über die genialen Funktionen einer Gastronomie Registrierkasse.
Fazit: Eine gute Vorbereitung auf die Kassennachschau in der Gastronomie ist das A und O
Die wichtigste Erkenntnis, die du aus diesem Blog-Beitrag mitnehmen solltest, ist: Eine gute Vorbereitung auf die Kassennachschau in der Gastronomie ist die halbe Miete.
Informiere dich also gründlich über die verschiedenen Gesetze zum Thema Kassenführung und Registrierkassen und stelle sicher, dass du alle Anforderungen erfüllst. Auch ein guter Draht zu deinem Steuerberater ist Gold wert.
Last but not least solltest du beim Thema Kassensystem nicht sparen. Denn ein innovatives und vor allem digitales Kassensystem hilft dir bei der ordnungsgemäßen Ablage von Dokumenten und Belegen. Mit einem professionellen Kassensystem bist du nicht nur gut auf die nächste Kassennachschau vorbereitet, sondern optimierst auch gleichzeitig deine Geschäftsprozesse.
Neben rechtlichen Thematiken gibt es auch noch einige andere Dinge, die du beim Kauf einer Registrierkasse beachten solltest. Um dir die Suche zu erleichtern, haben wir für dich ein umfangreiches Whitepaper mit Tipps und Tricks erstellt. Zum Download geht es hier entlang: helloGast Gastronomie Registrierkassen Guide
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Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.
